Web-Formulare leicht gemacht
Formulare im PDF- oder Office-Format, die ausgedruckt und unterschrieben werden, können Sie mit den Bordmitteln unseres Content Management Systems (CMS) einfach auf Web-Formulare umstellen. Das Büro für Digitalisierung begleitet und unterstützt die betroffenen Einrichtungen dazu bei den folgenden Schritten:
Das Büro für Digitalisierung (BfD) begleitet Sie gerne bei der Erstellung Ihres Web-Formulars. Bei Fragen zu diesem Thema kommen Sie gerne auf uns zu: BfD
1. 🔍 Prozess analysieren und optimieren
Prüfen Sie zunächst, ob es beim aktuellen Prozesses Potential zur Verbesserung gibt:
- Welche Felder sind weiterhin erforderlich? Welche können wegfallen? Welche kommen neu hinzu? Welches sind Pflichtfelder?
- Gibt es einen Workflow zur Genehmigung? Müssen Vorgesetzte zustimmen? Können Schleifen weggelassen werden?
- Werden die eingegebenen Daten per E-Mail gesendet oder in einer Tabelle gespeichert? An welche Adresse werden die Eingaben geschickt?
- Wie werden die Daten auf Richtigkeit geprüft?
- Kann die Weiterverarbeitung der Formulardaten automatisiert werden?
Sprechen Sie den Soll-Prozess mit Nutzerinnen und Nutzern ab, damit deren Perspektive im Vordergrund steht (Netzwerk Justus Sekretariate, Arbeitsgruppe Fachbereichsmanagement, ...). Berücksichtigen Sie - wenn möglich und relevant - die Querschnittsdimensionen Gleichstellung, Personalentwicklung, Internationalisierung, Digitalisierung und Nachhaltigkeit.
2. 🧰 Web-Formular umsetzen
Legen Sie auf den Web-Seiten einen Formular-Ordner an. Eine Anleitung finden Sie im CMS-Handbuch. Falls Sie noch keinen CMS-Kurs besucht haben, sollten Sie das auf jeden Fall nachholen.
3. 📂 Dokumentieren
Dokumentieren Sie den gesamten Prozess kurz und übersichtlich in einem Fachkonzept.
Mit jedem Formular werden Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert. Daher muss auch ein Verarbeitungsverzeichnis ausgefüllt und bei den Datenschutzbeauftragten eingereicht werden. Ein vorbereitetes Muster, in dem Sie nur noch den rot formatierten Text ausfüllen werden müssen, finden Sie bei den Datenschutzbeauftragten (Verarbeitung mit Standardsoftware).
4. 📣 Kommunizieren
Koppeln Sie das neue Web-Formular mit den Betroffenen rück und machen Sie es an der Universität bekannt. Nutzen Sie dazu CMS-News-Artikel, Rund-E-Mails, Rundschreiben des Präsidenten, die Arbeitsgruppe Fachbereichsmanagement, das Netzwerk Justus Sekretariate, die IKM-AG, die Dezernentenbesprechung und/oder führen Sie Info- / Schulungsveranstaltungen durch.
Kontakt
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns für ein Feedback-Gespräch kontaktieren, um den bestmöglichen Prozess für die JLU zu erreichen. Beispielsweise ist die Berücksichtigung aller Querschnittsdimensionen keine einfache Aufgabe. Hierbei unterstützen wir Sie gerne: BfD