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Einsatz und Nutzung von Dienstfahrzeugen

Hier finden Sie alle wichtigen Regelungen und Hinweise rund um den Einsatz und die Nutzung von Dienstfahrzeugen an der JLU Gießen.

 

Kfz-Bestimmungen des Landes Hessen

Führen von Dienstfahrzeugen der Justus-Liebig-Universität Gießen

  1. Personenkreis: Alle Bediensteten der Justus-Liebig- Universität, die den amtl. Führerschein der EU-Klasse B (alt Klasse III) besitzen, können eine Gestattung für Dienstfahrzeuge über den/die Leiter/in der Organisationseinheit (Dekan/in, Geschäftsführende/n Direktor/in, Bereichsleiter/in oder Abteilungsleiter/in) beantragen. Dies gilt auch für Mitarbeiter/innen, die aus Drittmitteln bezahlt werden.
  2. Der Antrag muss folgende Angaben enthalten:
    1. die Zugehörigkeit zum Fachbereich bzw. zum Institut oder Bereich/Abteilung
    2. den Namen der Fahrerin/ des Fahrers sowie die Beschäftigungsart
    3. Anlass der Dienstfahrt/en
    4. Unterschrift der/des Leiter/in der Organisationseinheit
  3. Erteilung der Gestattung und Kenntnisnahme der Unterlagen zum Führen von Dienstfahrzeugen: Die/der Antragsteller/in erhält nach Kenntnisnahme der Unterlagen über die Nutzung von Dienstfahrzeugen für Dienstfahrten sowie das Führen von Fahrtenbüchern (Muster siehe Anlage) und das Verhalten beim Unfall (siehe römisch IV) die Gestattung. Die Gestattung gilt für alle Personenkraftwagen des Dezernats E, E.3 der Universität und wird schriftlich erteilt.
  4. Selbstversicherung über die Gothaer: Es besteht die Möglichkeit, sich aufgrund eines Rahmenvertrages mit der Gothaer Versicherung privat gegen die mit dem Führen von Dienstfahrzeugen zusammenhängenden Risiken zu versichern. Informationen erhalten Sie in der Liegenschaftsabteilung.
  5. Führerscheinkontrolle und Gestattung: Die Justus-Liebig-Universität ist durch den Gesetzgeber verpflichtet, mindestens einmal im Jahr die Führerscheine derjenigen Mitarbeiter/innen zu kontrollieren, welche eine Gestattung für Dienstfahrzeuge besitzen. Die Berechtigung ist ein Jahr gültig. Berücksichtigen Sie bitte, dass die erfolgreiche Führerscheinkontrolle Voraussetzung für die Gültigkeit der Gestattung und des Versicherungsschutzes ist.

Einsatz der Dienstfahrzeuge

Die Dienstfahrzeuge dürfen nur eingesetzt werden, wenn aus zwingenden dienstlichen Gründen öffentliche Verkehrsmittel nicht benutzt werden können. Fahrten mit Dienstfahrzeugen dürfen – außer in Notfällen – nur mit Zustimmung der Dienststellenleitung unternommen werden.
Privatpersonen sowie Beschäftigte, für welche die Fahrt keine Dienstfahrt darstellt, dürfen in Dienstfahrzeugen nur dann mitgenommen werden, wenn dies im Interesse des Landes Hessen liegt.
Die Benutzung von Dienstfahrzeugen für private Zwecke der Beschäftigten, dazu gehören auch Fahrten zwischen Wohnung und Dienststelle, sind grundsätzlich unzulässig.
Transport von Gütern, siehe Merkblatt Ladungssicherheit und Transport gefährlicher Güter.
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass es für die Personenkraftwagen des Dezernats E, E.3 der Justus-Liebig-Universität keinerlei Ausnahmegenehmigungen oder Sonderrechte im Straßenverkehr gibt.
Die/der Fahrer/in ist für den verkehrssicheren und sauberen Zustand des Fahrzeuges verantwortlich (Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung). Bußgelder, Punkte oder Strafen, die im Zusammenhang mit der Benutzung von Dienstfahrzeugen entstehen, gehen zu Lasten des/der Fahrers/in.
Da die Dienstfahrzeuge Eigentum der Justus-Liebig-Universität bzw. Leasingfahrzeuge sind und der Kanzler der Justus-Liebig-Universität der Halter dieser Fahrzeuge ist, treten der/die Kraftfahrer/innen als Repräsentanten der Justus-Liebig-Universität auf. Sie sind deshalb angewiesen, sich entsprechende zu verhalten. Für jede Dienstfahrt mit einem Dienstfahrzeug ist die Führung eines Fahrtenbuchs gesetzlich vorgeschrieben.

Transport von Gütern

Bitte beachten Sie die beigefügten Merkblätter:
  1. Ladungssicherung
  2. Transport gefährlicher Güter

Fahrtenbuch

Folgende Punkte sind beim Führen des Fahrtenbuchs Formblatt 1.104 (3.532) OFD, 10.03 unbedingt zu beachten:
  • Für jedes Fahrzeug werden jeweils ein Fahrtenbuch für gerade und ein Fahrtenbuch für ungerade Monate geführt. Am Monatsende ist das Fahrtenbuch der/dem Leiter/in der Organisationseinheit vorzulegen. Diese haben im Fahrtenbuch auf Ordnungsgemäße Eintragung zu achten, den dienstlichen Zweck der Fahrten zu prüfen und dieses mit Stempel und Unterschrift zu bestätigen. Danach ist das Fahrtenbuch bis spätestens am 15. des nachfolgenden Monats an die/den zuständigen Sachbearbeiter/in des Dezernats E, E.3 weiterzuleiten.
  • Auch ist es zwingend erforderlich, dass das Fahrtenbuch folgende Informationen enthält:
    • Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
    • Reiseziel und Reiseroute
    • Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner/in
    • Die Ausfüllanweisung auf der Innenseite des Deckblattes vom Fahrtenbuch ist zu beachten.

Anmerkung: Das Fahrtenbuch ist nur mit Kugelschreiber oder Füllfederhalter lesbar und vollständig auszufüllen.

Verhaltensmaßnahmen bei einem Unfall mit einem Dienstfahrzeug

  1. an der Unfallstelle
    • Warnweste anlegen.
    • Unfallstelle so absichern, dass weitere Unfälle vermieden werden.
    • Verletzten ist unter Beachtung des Eigenschutzes erste Hilfe zu leisten. Erforderlichenfalls ist so schnell wie möglich ein Arzt bzw. ein Rettungswagen herbeizurufen und die Polizei zu benachrichtigen.
    • Name und Anschrift von Zeugen sind zu notieren. Dem Geschädigten ist die Unfallkarte zu überreichen. Zur Schuldfrage darf nicht Stellung genommen werden. Es dürfen keine Zusagen über die Schadensregulierung gemacht werden.

      Achtung: Die Anschrift der Versicherung ist:

      Oberfinanzdirektion Frankfurt/Main
      -Außenstelle Gießen-
      (Selbstversicherung)
      Postfach 10 01 61 • 35331 Gießen

      Telefon: 0641 - 400 04-0
      Telefax: 0641 - 400 04-57

      Die Unfallmeldung ist vollständig auszufüllen.
    • Ein Exemplar des Unfallberichts ist Bestandteil der mitzuführenden Kfz-Papiere. Eine Unfallskizze (Straßenverlauf, Markierungen, Beschilderung sowie Endstellung der Fahrzeuge) ist anzufertigen.
  2. nach der Rückkehr zur Dienststelle:
    • Die/der Kfz-Sachbearbeiter/in ist über den Unfall zu informieren.
    • Eine Äußerung zum Unfallhergang und zur Art des ausgeführten Dienstgeschäftes ist unaufgefordert schriftlich zur Unfallmeldung beim Dezernat B abzugeben.
  3. Regress: Hat die/der Fahrer/in den Verkehrsunfall vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht, so hat sie/er der Justus-Liebig-Universität den daraus entstandenen Schaden zu ersetzen.

Betankung von Dienstfahrzeugen mittels UTA Tankkarten

  1. Das Betanken unserer Dienstfahrzeuge mit Kraftstoffen, AdBlue und Erdgas ist grundsätzlich an allen Tankstellen in Deutschland möglich, die dem Servicenetz des Tankkartenanbieters UTA angeschlossen sind. Das Servicenetzt umfasst über 13.000 Tankstellen und kann entweder im Internet unter https://web.uta.com unter dem Bereich Stationsfinder (aktuell unten rechts auf der Website) oder mittels der kostenlosen UTA Stationsfinder App eingesehen werden. Bitte hierzu unbedingt die weiteren Punkte beachten.
  2. Innerhalb des Stadtgebiets Gießen sind aufgrund besonderer Konditionen nach Möglichkeit folgende Tankstellen zu nutzen:
      1. Tilli Hedrich-Station im Leihgesterner Weg 173
      2. BFT-Station in der Frankfurter Straße 76
      3. JET-Station im Schiffenberger Weg 105
        4. Fahrzeuge, welche nicht in den Campusbereichen Innenstadt, Seltersberg oder Seltersberg Veterinärmedizin verortet sind, können zur Minimierung unnötiger Fahrstrecken und Minimierung des CO² Ausstoßes auch an anderen Tankstellen betankt werden. Hierbei ist Punkt 3 zu beachten.
  3. Bei der Betankung von Dienstfahrzeugen sind, außer in Notfällen, günstigere Tankstellenketten oder freie Anbieter zu nutzen. Insbesondere auf Dienstreisen sind Autobahntankstellen zu meiden und stattdessen Tankstellen auf Autohöfen oder abseits der Autobahnen zu nutzen. Dies führt zu deutlichen Einsparungen.
  4. Auf Dienstreisen mit Dienstfahrzeugen können, sofern zwingend erforderlich, auch Schmierstoffe mit der Tankkarte bezogen werden. Im Normalfall sind Schmierstoffe und anderes Zubehör aus Kostengründen über die Fuhrparkverwaltung E3, oder einem Fachgeschäft (z.B. ATU oder Wobst Autoteile) zu beziehen. Es empfiehlt sich bei längeren Dienstfahrten Schmiermittel und Zusätze für die Scheibenwaschanlage mitführen. Weitere Dienstleistungen sowie Fahrzeugwäschen, Werkstattleistungen oder ähnliches können mit den Tankkarten nicht bezogen oder bezahlt werden.
  5. Im Falle eines Kartenverlustes oder Diebstahls informieren Sie bitte umgehend die Fuhrparkverwaltung (0641/99-12617) und die Kartensperr-Hotline (24 Stunden = 0800 88 226 226). Im Falle einer Kartensperre wird über die Fuhrparkverwaltung eine neue Tankkarte angefordert.
  6. Im Falle einer Ablehnung einer Tankkarte kontaktieren Sie die Fuhrparkverwaltung (0641/99-12617). Ebenso steht ihnen der UTA Kundenservice von Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr unter der Rufnummer +49 6027 509-159 zur Verfügung
  7. Die Tankkarte ist wie folgt zu nutzen:
    1. Tankvorgang an einer dem UTA Netzwerk angeschlossenen Tankstelle starten
    2. Kilometerstand für Bezahlvorgang notieren oder merken
    3. An der Kasse mit der UTA Tankkarte den Bezahlvorgang einleiten
    4. Vierstellige Karten-Pin eingeben
    5. Aktuellen Kilometerstand oder Betriebsstunden eingeben, der Bezahlvorgang ist damit in der Regel abgeschlossen. Beleg fordern und zu den Fahrzeugunterlagen/Fahrtenbuch legen
    6. Der Tankvorgang ist zwingend im Fahrtenbuch einzutragen
  8. Die PIN darf nicht auf der Tankkarte notiert oder anderweitig im Fahrzeug aufbewahrt werden
  9. Die Tankkarten sind jeweils nur einem Fahrzeug zugeordnet und auch nur für dieses zu nutzen. Eine Nutzung zur Betankung privater Fahrzeuge ist verboten. Im Rahmen der Abrechnung wird unter anderem der Verbrauch des Fahrzeugs erfasst und geprüft. Die Tankkarten sind nur für die vom Fahrzeug benötigte Kraftstoffart freigeschaltet.