1.71.00 Nr. 2 Datenschutz im öffentlichen Bereich
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Hess. Ministerium des Inneren u. für Sport |
StAnz. | Seite | |
Datenschutz im öffentlichen Bereich |
14.04.1999 | Nr. 17/1999 | 1226-1236 |
Datenschutz im öffentlichen Bereich
hier: | Durchführung der §§ 6 (Verfahrensverzeichnis) und 15 (Gemeinsames Verfahren) des Hessischen Datenschutzgesetzes (HDSG) in der Fassung vom 7. Januar 1999 (GVBl. I S. 98) |
Nach dem ab 1. Juni 1999 geltenden § 6 Abs. 1 HDSG hat jede der in § 3 Abs. 1 HDSG genannten öffentlichen Stellen, die im Rahmen eines automatisierten Verfahrens personenbezogene Daten speichert oder gemäß § 4 HDSG im Auftrag speichern lässt, sicherzustellen, dass der für den Einsatz des Verfahrens Zuständige ein für den behördlichen Datenschutzbeauftragten bestimmtes Verzeichnis nach dem als Anlage abgedruckten ersten Muster erstellt. Ein Verfahren ist die Gesamtheit aller automatisierten Verarbeitungsschritte zur rechtmäßigen Erfüllung eines bestimmten Verwaltungszweckes. Ein solcher fachbezogener Verwaltungszweck ist zum Beispiel die automatisierte Zeiterfassung (Rechtsgrundlage § 34 HDSG) oder die Altlastensanierung (Rechtsgrundlage § 18 HAltlastG). Für Standardverfahren, die ohne Anbindung an eine bestimmte Verwaltungsaufgabe übergreifend als "Werkzeug" für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden, ist kein Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Dies gilt zum Beispiel für Standardprogramme zur Erstellung und Weiterleitung von Texten aller Art, die allgemeine Schriftgutverwaltung oder für Telefonanlagen mit Speicher, die von der öffentlichen Stelle insgesamt genutzt werden. (Allerdings müssen auch für diese Verfahren die Zulässigkeitsvoraussetzungen des HDSG wie die Erforderlichkeit nach § 11 Abs. 1 oder die Vorabkontrolle nach § 7 Abs. 6 erfüllt sein.) Wird ein Standardverfahren als "Werkzeug" zur Erfüllung eines bestimmten Verwaltungszweckes eingesetzt, dann ist diese Tatsache in das für die jeweilige Aufgabe zu erstellende Verfahrensverzeichnis (siehe 8.3 des ersten Musters) aufzunehmen, wenn das Standardverfahren in diese Verwaltungsaufgabe eingebunden und auf sie abgestellt ist. Für Gemeinsame Verfahren nach § 15 HDSG ist ein Gesamtverzeichnis nach dem als Anlage abgedruckten zweiten Muster zu erstellen. Dieses Verzeichnis wird von der federführenden Stelle unter Mitwirkung aller Teilnehmer erstellt und bei ihr und allen Teilnehmern vom behördlichen Datenschutzbeauftragten aufbewahrt. Außerdem erhält die federführende Stelle ein Doppel der von den Teilnehmern zu erstellenden Verzeichnisse aller Verfahren nach § 6 HDSG, die Teil des Gemeinsamen Verfahrens sind. Die abgedruckten Muster können als Vorlage für die Textverarbeitung Microsoft Word sowohl aus dem Hessischen Landesintranet als auch aus dem Internet unter folgenden Adressen heruntergeladen werden: Landesintranet: Internet: Bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main - Referat Beschaffungswesen -, Rheingaustraße 186, 65203 Wiesbaden, ist der Vordruck zum Verfahrensverzeichnis nach § 6 HDSG (erstes Muster) unter der Nr. 1.210 erhältlich. Wiesbaden, 14. April 1999 Hessisches Ministerium des Innern und für Sport II B 2 - 98a 0801 |
Verfahrensverzeichnis nach § 6 HDSG |
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____ lfd. Nr. |
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neues Verfahren |
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Änderung |
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Das Verzeichnis ist zur Einsichtnahme bestimmt (§ 6 Abs. 2 HDSG) |
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Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt. |
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Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt (§ 6 Abs. 2 Satz 2 HDSG) |
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Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen Verfahrens nach § 15 HDSG federführende Stelle: |
1. Name und Anschrift der datenverarbeitenden Stelle |
1.1 Name und Anschrift |
1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet |
1.3 Name u. Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach § 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden |
2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung |
2.1 Zweckbestimmung |
2.2 ggf. Bezeichnung des Verfahrens |
2.3 Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der DV unterschieden) |
3. Art der gespeicherten Daten |
lfd. Nr. | Datum nach § 7 Abs. 4 | ||
Ja | Nein | ||
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4. Kreis der Betroffenen |
lfd. Nr. | |
5. Art regelmäßig übermittelter Daten, deren Empfänger sowie Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten |
5.1 | |
lfd. Nr. aus Ziffer 3 | Empfänger der Daten |
5.2 | |
lfd. Nr. aus Ziffer 3 | Herkunft der Daten |
6. Zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen |
lfd. Nr. | |
7. Technische und organisatorische Maßnahmen (§ 10 Abs. 2 HDSG) |
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8. Technik des Verfahrens |
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9. Fristen für die Löschung gem. § 19 Abs. 3 HDSG |
Frist für Löschung: |
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(ggfs. unterschiedliche Löschungsfristen für einzelne Datenarten aufführen) | _ |
Frist oder Zeitpunkt für die Überprüfung der Erforderlichkeit der Datenbestände (§19 Abs. 3 HDSG) |
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10. Beabsichtigte Datenübermittlung nach § 17 Abs. 2 HDSG |
lfd. Nr. aus Ziffer 3 | Empfänger |
11. Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß § 7 Abs. 6 HDSG |
Dokumentation der Vorabkontrolle |
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12. Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß § 7 Abs. 6 HDSG |
Wenn der Raum einzelner Spalten nicht ausreicht, sind dort Buchstaben (o. andere Zeichen) einzutragen, die an dieser Stelle näher erläutert werden. |
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Gesamtverzeichnis für gemeinsame Verfahren nach § 15 HDSG |
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____ lfd. Nr. |
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neues Verfahren |
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Änderung |
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Das Verzeichnis ist zur Einsichtnahme bestimmt (§ 15 Abs. 2 Satz 2 HDSG) |
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Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt. |
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Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt (§ 6 Abs. 2 Satz 2 HDSG) |
1. Bezeichnung der federführenden Stelle nach § 15 Abs. 2 Satz 1 HDSG und ggf. des Verfahrens |
1.1 Name und Anschrift der federführenden Stelle |
1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet |
1.3 ggf. Bezeichnung des Verfahrens |
1.4 Name und Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach § 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden |
2. Teilnehmer |
lfd. Nr. | Name und Anschrift | öffentliche Stelle | |
Ja | Nein | ||
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3. Aufgabe der Teilnehmer (Zweckbestimmung ihrer Datenverarbeitung) |
lfd. Nr. aus Ziffer 2 | |
4. Art der gespeicherten Daten |
lfd. Nr. | Datum nach § 7 Abs. 4 HDSG | ||
Ja | Nein | ||
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5. Berechtigung für 5.1 Speicherung, Veränderung, Löschung |
Teilnehmer (lfd. Nr. aus Ziffer 2) |
Datenart (lfd. Nr. aus Ziffer 4) |
ggf. Ergänzung der Berechtigung (z.B. auf bestimmte Anlässe, Zeiträume usw.) |
5.2 Abruf |
Teilnehmer (lfd. Nr. aus Ziffer 2) |
Datenart (lfd. Nr. aus Ziffer 4) |
ggf. Ergänzung der Berechtigung (z.B. auf bestimmte Anlässe, Zeiträume usw.) |
5.3 Übermittlung |
Teilnehmer (lfd. Nr. aus Ziffer 2) |
Datenart (lfd. Nr. aus Ziffer 4) |
ggf. Ergänzung der Berechtigung (z.B. auf bestimmte Anlässe, Zeiträume usw.) |
5.4 Sonstige Verarbeitung |
Teilnehmer (lfd. Nr. aus Ziffer 2) |
Datenart (lfd. Nr. aus Ziffer 4) |
ggf. Ergänzung der Berechtigung (z.B. auf bestimmte Anlässe, Zeiträume usw.) |
6. Technische und organisatorische Maßnahmen (§10 Abs. 2 HDSG) |
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7. Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß § 7 Abs. 6 HDSG |
Dokumentation der Vorabkontrolle |
8. Ergänzungen |
Wenn der Raum einzelner Spalten nicht ausreicht, sind dort Buchstaben (o.andere Zeichen einzutragen, die hier näher erläutert werden |