Jahresgespräche (JG)

Das Jahresgespräch ist ein Gespräch, das zwischen der Führungskraft und den Beschäftigten einmal jährlich, strukturiert, vertraulich und losgelöst vom Alltagsgeschäft durchgeführt wird. Das Jahresgespräch ergänzt die alltägliche Kommunikation und fördert einen strukturierten Dialog. Es soll andere Gespräche (wie z. B. Beurteilungs-, Feedback- und Planungsgespräche) nicht ersetzen, sondern ergänzen. Dabei werden in der Regel folgende Themenfelder behandelt:

• Rückblick auf das vergangene Jahr und die Gegenwart im Hinblick auf die Arbeitssituation, Arbeitsleistung, Arbeitszufriedenheit und Zusammenarbeit mit der Führungskraft und den Kolleginnen und Kollegen
• (über-)fachliche Kompetenzen und Personalentwicklungsbedarfe und -möglichkeiten
• Vereinbarungen und Ziele für das folgende Jahr.

Das Jahresgespräch dient somit der Bestandsaufnahme und Reflexion der bisherigen Arbeitsziele und Arbeitsergebnisse, dem Kennenlernen und Verstehen der Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sowie der gemeinsamen Gestaltung der weiteren Arbeitsprozesse und möglichen Entwicklungsperspektiven. Darüber hinaus gibt das Jahresgespräch Führungskräften ein wertvolles Feedback über ihre Führungstätigkeit.

Die Regeln der Durchführung sind in den Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen an der JLU festgehalten, welche u.a. folgende Vorgehensweisen festlegen:

• Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Das Jahresgespräch ist zwischen unmittelbaren Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen. Unmittelbare Vorgesetzte sind diejenigen Personen, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Arbeitsalltag Anordnungen erteilen können und die fachliche Weisungsbefugnis haben. Im Falle einer großen Führungsspanne kann das Führen der Jahresgespräche auch an eine Stellvertreterin bzw. einen Stellvertreter delegiert werden, sofern diese bzw. dieser ebenfalls fachlich weisungsbefugt ist.

• Verbindlichkeit: Auf das Jahresgespräch kann nur im gegenseitigen Einverständnis verzichtet werden. Ein einseitiger Verzicht bzw. eine einseitige Ablehnung eines Jahresgespräches ist nicht möglich.

• Vertraulichkeit: Die Inhalte des Jahresgesprächs sind vertraulich. Grundsätzlich gilt für das Jahresgespräch das „Vier-Augen-Prinzip“. Informationen dürfen an Dritte nur im beiderseitigen Einvernehmen weitergegeben werden. Hinweise über die Durchführung oder Inhalte des Jahresgesprächs werden nicht in die Personalakte aufgenommen.

• Dokumentation:
• Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzuleiten. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.
• Die Gesprächsergebnisse und die ggf. vereinbarten Ziele sollten unabhängig hiervon schriftlich als vertrauliches Protokoll zum Jahresgespräch dokumentiert und von beiden Seiten unterschrieben werden. Die Gesprächsinhalte und -ergebnisse sowie die ggf. vereinbarten Ziele sind vertraulich, das Protokoll ist daher von beiden Seiten unzugänglich für Dritte aufzubewahren.
• Sofern im Jahresgespräch Personalentwicklungsbedarfe festgestellt werden, können diese in beiderseitigem Einvernehmen in einem separaten Dokument als Bedarfsmeldung Personalentwicklung an die Abteilung Personalentwicklung adressiert werden.

Die Vorbereitung des Jahresgespräches beginnt schon einige Wochen vor der Durchführung. Für die Organisation stehen Ihnen eine Checkliste und Beispieleinladung zur Verfügung.

Als Führungskraft oder Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter sollten Sie sich ausführlich auf das Jahresgespräch vorbereiten. Eine gute Vorbereitung erhöht die Qualität der Gespräche und führt zu besseren kurz- und langfristigen Ergebnissen. Vorbereitungszeit ist also sinnvoll investierte Zeit. Mit den Gesprächsleitfäden ( Version für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen ) können Sie sich einen Überblick über die Gesprächsstruktur und -inhalte verschaffen. Zur intensiven inhaltlichen Vorbereitung können Sie die Beispielfragen auf dem Vorbereitungsbogen für das Jahresgespräch ( Vorbereitungsbogen für Führungskräfte ; Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter/innen ) als Denkanstöße für die unterschiedlichen Themengebiete nutzen. Bearbeiten Sie nicht alle Fragen und Themen, sondern beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Was wollen Sie konkret im Gespräch thematisieren und was davon hat für Sie hohe Priorität? Halten Sie diese schriftlich fest.

Das Jahresgespräch ist ein partnerschaftlicher Dialog. Die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung obliegt beiden Beteiligten. Die Verantwortung für die Gesprächsführung und den Gesprächsablauf liegt vorwiegend bei der/dem Vorgesetzten, wenngleich beide Gesprächspartnerinnen bzw. -partner für das Gesprächsergebnis und die getroffenen Vereinbarungen verantwortlich sind. Die Gesprächsleitfäden (siehe oben), Vorbereitungsbögen (siehe oben) und Hinweise zur Gesprächsführung und Zielsetzung ( Zusammenstellung zu Gesprächstechniken ) unterstützen bei der Durchführung des Gespräches.

Hier finden Sie alle Unterlagen, die Sie als Führungskraft bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen unterstützen.

Verpflichtende Unterlagen:

Diese Unterlagen sind bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen zu nutzen.

• Vor der erstmaligen Durchführung von Jahresgesprächen sind die Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen zu lesen.

• Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzuleiten. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.

Unterstützende Unterlagen:

Um Ihnen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen zu erleichtern, stellen wir Ihnen Leitfäden, Formulare und Checklisten zur Verfügung.

• Checkliste zur Durchführung von Jahresgesprächen
• FAQs
• Gesprächs- und Zielsetzungstechniken
• Einladungsvorlage zum Jahresgespräch
• Kurzleitfaden zum Jahresgespräch für Führungskräfte
• Vorbereitungsbogen mit Leitfragen für Führungskräfte
• Vertrauliches Protokoll
• Bedarfsmeldung
• Persönliche Gesprächsbilanz
• Feedbackbogen

Als Führungskraft sollten Sie auch die JLU-Führungsleitlinien als Orientierungshilfe und Rahmen für Ihr Führungshandeln kennen. Das Dokument der Führungsleitlinien, das zugehörige Rundschreiben, Handreichungen zur Umsetzung für Führungskräfte sowie weitere Informationen finden Sie (nur intern zugänglich) auf der Informationsseite zu den Führungsleitlinien der JLU.

Hier finden Sie alle Unterlagen, die Sie als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen unterstützen.

Verpflichtende Unterlagen:

Diese Unterlagen sind bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen zu nutzen.

• Vor der erstmaligen Durchführung von Jahresgesprächen sind die Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen zu lesen.

• Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzuleiten. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.

Unterstützende Unterlagen:

Um Ihnen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen zu erleichtern, stellen wir Ihnen Leitfäden, Formulare und Checklisten zur Verfügung.

• Checkliste zur Durchführung von Jahresgesprächen
• FAQs
• Gesprächs- und Zielsetzungstechniken
• Kurzleitfaden zum Jahresgespräch für Mitarbeiter/innen
• Vorbereitungsbogen mit Leitfragen für Mitarbeiter/innen
• Vertrauliches Protokoll
• Bedarfsmeldung
• Persönliche Gesprächsbilanz
• Feedbackbogen

Wir bieten Ihnen 5 thematische Selbstlerneinheiten , die Sie jederzeit und von überall online abrufen und nutzen können. Dies soll Ihnen ermöglichen, sich unabhängig von möglichen Schulungsterminen, maximal flexibel und selbstbestimmt auf Ihr Jahresgespräch vorzubereiten. Alle Einheiten richten sich gleichermaßen an Führungskräfte und Mitarbeiter/innen und gehen in unterschiedlichen Beispielen und Übungen auf beide Rollen ein.

Die E-Learnings bzw. Selbstlerneinheiten bestehen aus

• dem Video einer vertonten Schulung,
• zugehörigen Präsentationsfolien,
• Übungen zur praktischen Anwendung/Umsetzung sowie
• Musterlösungen für Ihre Selbstkontrolle.

Anmelden können Sie sich direkt über die unten angegebenen Stud.IP-Links.

Die E-Learnings [1]+[2] vermitteln alle wichtigen Basics und stellen wichtige Pflichtunterlagen vor, die jede/r JLU-Beschäftigte kennen sollte. Die Einheiten [3]-[5] bauen darauf auf und widmen sich Gesprächstechniken für eine gelingende Durchführung.

Schulungsangebote im Fort-/Weiterbildungsprogramm

Vonseiten der Abteilung Personalentwicklung bieten wir Ihnen jedes Jahr unterschiedliche Gruppenschulungsangebote im Themenfeld Jahresgespräch an. Die aktuellen Schulungsangebote finden Sie jeweils im aktuellen Fort- und Weiterbildungsprogramm. Anmelden können Sie sich direkt via Stud.IP.

Schulungstermine in 2024 sind:

Workshop: 24JG01 Begleitaustausch zum Jahresgespräch für Führungskräfte

Workshop: 24JG02 Begleitaustausch zum Jahresgespräch für Mitarbeiter/innen

Beschreibung: Begleitaustausch / Praxisworkshop zum Jahresgespräch für Führungskräfte / Mitarbeiter/innen

Hier auf den Seiten der Personalentwicklung finden Sie Handreichungen, Checklisten sowie vertonte Selbstlerneinheiten in Form von
E‑Learnings (inkl. Video + Übungen + Lösungen).
Ergänzend dazu möchten Sie sich gerne in der Gruppe austauschen, Fragen klären oder Gesprächstechniken praktisch einüben? Dann gestalten wir auf Anfrage hin für Sie ein entsprechendes Schulungsformat für Führungskräfte / Mitarbeiter/innen auf Basis einer vorherigen Bedarfsabfrage.

Sie benötigen kurzfristig eine Vorbereitung auf Ihr Jahresgespräch? Die angebotenen Schulungstermine passen nicht oder Sie haben diese gerade verpasst?

Dann nutzen Sie unser flexibles Selbstlernangebot mittels der zur Verfügung gestellten E-Learnings !

Schulungen für ganze Arbeitsgruppen / Teams

Sie wünschen sich für Ihr Team / die Beschäftigten Ihres Arbeitsbereichs eine auf Sie zugeschnittene Schulung bei Ihnen vor Ort ? Dann sprechen Sie uns gerne an!

Beratung und Kontakt

Sowohl als Mitarbeiterin und Mitarbeiter als auch als Führungskraft können Sie sich an die Abteilung Personalentwicklung (C5) wenden, wenn Sie:

• Fragen zum Thema Jahresgespräche haben,
• allgemeine Beratung zum Jahresgespräch wünschen,
• Unterstützung bei der Vorbereitung von (schwierigen) Gesprächen benötigen oder
• Bedarf an Hilfsangeboten (Beratung, Coaching, Fortbildungen, etc.) haben.

Ihre Ansprechpartnerinnen:

Personaldezernat Abteilung Personalentwicklung (C5)

Jessica Grazi, 0641/99-12305

jessica.grazi@admin.uni-giessen.de

Miriam Schäfer, 0641/99-12351

miriam.schaefer@admin.uni-giessen.de