Technische Koordination für die digitale Aktenverwaltung (m/w/d)
Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 26.500 Studierenden und 5.700 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wege und schreiben Sie Erfolgsgeschichten – Ihre eigene und die der Universität.
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Technische Koordination für die digitale Aktenverwaltung (m/w/d)
Die Stelle ist dem Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zugeordnet. Das Projekt ist Teil des hessischen Digitalpakts Hochschulen, bei dem mehrere hessische Hochschulen im Verbund an der Beschaffung, Einführung und Nutzung eines DMS zusammenarbeiten und ihre Erfahrungen austauschen. Die JLU beteiligt sich in diesem Verbundprojekt und führt in diesem Rahmen ein DMS in der Hochschulverwaltung ein. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 13 TV-H.
Ihre Aufgaben im Überblick
- Mitarbeit im Digitalpaktprojekt „Einführung digitale dokumentengestützte Vorgangsbearbeitung"
- Aufbau, Konzeption und inkrementelle Einführung elektronischer Akten (zunächst Studierendenakte (zentral und dezentral)) im DMS
- Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen, hessischen Verbundpartnern sowie ggf. externen Dienstleistern bei der Entwicklung und Etablierung von standardisierten Prozessen und Fachverfahren im DMS
- Prozessanalyse und Dokumentation mit Schwerpunkt auf technischen Anforderungen und Datenflüssen im DMS
- Verantwortung für die Datenmigration und Schnittstellen aus und in angebundene Systeme (bspw. Campusmanagementsysteme wie HisInOne, FlexNow, SAP…)
- Nach der erfolgreichen Einführung der Studierendenakte Übernahme des Betriebs in der Fachabteilung, inklusive fortlaufender Optimierung und Weiterentwicklung der Prozesse im regulären Betrieb
Ihre Qualifikationen und Kompetenzen
- Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master, Uni-Diplom), vorzugsweise aus den Fachrichtungen Informatik, Wirtschaftsinformatik, BWL mit Schwerpunkt Digitalisierung / Informatik oder durch langjährige einschlägige berufliche Tätigkeit erworbene und nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Erfahrungen in der Projektarbeit
- Vorteilhaft: Kenntnisse in der öffentlichen Verwaltung / Hochschulkontext
- Vorteilhaft: Erste Arbeitserfahrung in der Einführung von E-Akten-/Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management (ECM)-Systemen
- Grundkenntnisse im Bereich Software-Architektur (bspw. Modularisierung, Schnittstellen, Anwendungsintegration)
- Ausgeprägtes analytisches und konzeptionelles Denkvermögen sowie Organisationstalent
Unser Angebot an Sie
- Mitarbeit in einem kleinen Team, mit viel Gestaltungsspielraum und persönlichen Entfaltungsmöglichkeiten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten und der optionalen Kombination aus Präsenz- und remote Arbeit
- Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
- Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
- Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
- Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte Hochschule“)
Für weitere Rückfragen steht Ihnen Frau Jeanette Jäger telefonisch (0641/99-12206) oder per E-Mail (dms@admin.uni-giessen.de) gerne zur Verfügung.
Die JLU versteht sich als eine familiengerechte Hochschule. Bewerberinnen und Bewerber mit Kindern sind willkommen. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, wird gebeten, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben, wenn das Ehrenamt für die vorgesehene Tätigkeit förderlich ist. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Eine Teilung der Stelle in zwei Halbtagsstellen ist nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz grundsätzlich möglich.
Sie wollen mit uns neue Wege gehen?
Bewerben Sie sich über unser Onlineformular bis zum 05.11.2024 unter Angabe der Referenznummer 657/Z. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.