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Verwaltungsangestellte/r (m/w/d)

 

Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 26.500 Studierenden und 5.700 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wege und schreiben Sie Erfolgsgeschichten – Ihre eigene und die der Universität.

Unterstützen Sie ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit als

Verwaltungsangestellte/r (m/w/d)

Die Stelle ist dem Kanzlerinbüro der Präsidialverwaltung zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraus­setzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 9a TV-H.

Ihre Aufgaben im Überblick

  • Übernahme von allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Telefon, E-Mail, Post- und Publikumsverkehr, Internetauftritt)
  • Administrative Unterstützung der Kanzlerin; des Weiteren administrative Unterstützung der Referent­innen und Referenten des gesamten Kanzlerinbüros
  • Mithilfe bei der Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, digitale Archivierung von Unterlagen und Protokollen der Sitzungen (betrifft u.a. verschiedene Sitzungen unter Leitung oder Beteiligung der Kanzlerin, Sitzungen der AG-Fachbereichsmanagement sowie Sitzungen von Kuratorien und Vorständen von Stiftungen an der JLU etc.)
  • Unterstützung bei der Sachbearbeitung von Stiftungsangelegenheiten, u.a. regelmäßiges Controlling der finanziellen Situation inkl. Berichte an die Vorstände und Kuratorien
  • Bearbeitung von Stellenfreigabe- und Wiederbesetzungsanträgen; Kommunikation mit dem Stellen- und Personalmanagement der JLU
  • Monitoring von Kostenstellen: Selbstständige Überwachung der Kostenstellen und Projekte des Kanzlerinbüros in SAP
  • Erstellen von standardisierten Auswertungen und Berichten: u.a. Beantwortung interner und externer statistischer Anfragen mit Hilfe von standardisierten Auswertungen, Erstellung von vordefinierten Berichten für interne Prozesse

Ihre Qualifikationen und Kompetenzen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büro­kommunikation oder vergleichbare Berufsausbildung
  • Sehr gute PC-Kenntnisse (MS Office, E-Mail und SAP)
  • Teamfähigkeit sowie eine selbstständige Arbeitsweise
  • Erwünscht sind zudem englische Sprachkenntnisse, Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Vor­schriften (z. B. des Hessischen Hochschulgesetzes), sowie Kenntnisse der universitätsinternen Strukturen und der Hochschulverwaltung

Unser Angebot an Sie.

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
  • Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
  • Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
  • Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
  • Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“)

Für weitere Rückfragen stehen Ihnen Herr Dr. Jan Otto und Frau Claudia Schick telefonisch oder per E-Mail gerne zur Verfügung:

Die JLU versteht sich als eine familiengerechte Hochschule. Bewerberinnen und Bewerber mit Kindern sind willkommen. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, wird gebeten, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben, wenn das Ehrenamt für die vorgesehene Tätigkeit förderlich ist. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Sie wollen mit uns neue Wege gehen?

Bewerben Sie sich über unser Onlineformular bis zum 04.07.2024 unter Angabe der Referenznummer 417/Z. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

 

 

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