OFFICE DAY 2024
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OFFICE DAY 2024 - „IT-Services an der JLU“ / Das HRZ stellt sich vor! Bildergalerie
Am 02. Juli fand der diesjährige OFFICE DAY – diesmal in der Alten Universitätsbibliothek AUB – mit mehr als 70 Teilnehmenden und vielen Akteuren des HRZ statt. Nach einem gut gelaunten Grußwort unserer neuen JLU Präsidentin Frau Prof. Katharina Lorenz erläuterte der neue CIO des HRZ, Herr Prof. Eberhard Kurz, in einer Kurzpräsentation die Strategie, die Struktur und die Tätigkeitsfelder des Hochschulrechenzentrums. Im Anschluss gab Ines Höfliger einen kleinen Einblick in die derzeit laufenden Aktivitäten des Netzwerks und interviewte Jana Kaiser & Derya Arslan, zwei Kolleginnen aus dem Fachbereich 04, zu deren Initiative „Kooperationssekretariate“. Hier erarbeitete das Dekanat mit den im FB tätigen Sekretärinnen ein Konzept als Antwort auf den Fachkräftemangel und die damit verbundene Arbeitsverdichtung in den Sekretariaten: Jede Sekretärin „sucht“ sich eine Kooperationssekretärin, die in Krankheits- oder Urlaubszeiten als Notfall-Ansprechpartnerin für die Mitarbeitenden erreichbar ist und im besten Fall über Vorgänge informiert ist und auf Unterlagen bzw. Informationen der abwesenden Kollegin zugreifen kann. Diese Initiative fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit der Sekretariate und bündelt Ressourcen und Informationen und entlastet alle Mitarbeitenden, da Strukturen für Abwesenheiten im Vorhinein erarbeitet wurden. Empfehlenswert!
Nach einer anregenden Kaffeepause ging es dann super organisiert und vorbereitet durch Dr. Antje Müller vom HRZ und Ines Höfliger vom Netzwerk in Kleingruppen an die Poster. Dort stellten einzelne Abteilungen des HRZ ihre jeweiligen IT-Services vor, ganz nach dem Motto „Wir sind dafür da, dass Sie Ihren Job in den Sekretariaten machen können“. Dr. Matthias Stenke ging mit uns über die verschiedenen Aspekte zur „IT-Sichereit“ an der JLU ins Gespräch (nach hinten gesetzt), von der generellen (?) Strategie über konkrete Maßnahmen bis hin zu eigenen Möglichkeiten, die Nutzung von Internet, Mail und Co. für uns alle sicherer zu gestalten. Sigrun Merte von der Nachrichtentechnik gewährte uns einen „Blick hinter die Kulissen“ zu Brandmeldeanlagen, Alarmserver, Schließsysteme und –anlagen sowie Telefonie an der JLU. Spannend! Alexander Helfe vom Team „Stud.IP“ legte uns dieses Softwaretool auch für Gebrauch in der Arbeitsorganisation ans Herz. Sten Seegel verblüffte uns mit einem eigens für den JLU-Gebrauch entwickelten Künstliche Intelligenz-Tool und ließ uns am mitgebrachten Laptop und Bildschirm Texte mithilfe von KI „besser“ formulieren und layouten. Das Büro für Digitalisierung öffnete die Türen zu ihren Projekten und Ines Höfliger stand Rede und Antwort zu Tätigkeiten des Netzwerks und möglichen Projekten. Zwei Stunden geballter Informationsaustausch und viele Aha-Momente!
In dem inzwischen fest etablierten Netzwerk-Lunch mit Suppe wurden noch Kontakte aufgefrischt oder neu geknüpft und neue Eindrücke mit viel Spaß verarbeitet und ergänzt. Wie immer ein rundum toller Tag!
Herzlichen Dank an Ines Höfliger vom Netzwerk für die inspirierende Moderation und die top vorbereiteten Poster, an Dr. Antje Müller für die herausragende Organisation der beteiligten HRZ-Akteure, an alle Themenpatinnen und -paten vom HRZ und Gruppenpatinnen aus dem Netzwerk, an unsere Catering-Feen Martina Rau & Steffi Muth-Carotenuto, an Petra Dietz für den mentalen Yoga-Input und alle anderen Helfenden und Beteiligten!
Aufruf: Das Hochschulsekretariats-Netzwerk Justus Sekretariate umfasst mittlerweile mehr als 200 Bedienstete und immer mehr Anfragen erreichen uns und Wirkungsfelder tun sich auf. Das ist großartig, stellt aber unser im Gegenzug schrumpfendes Organisationsteam vor neue und nicht zu bewältigende Herausforderungen. Wir brauchen also Euch!
Wer Lust, Zeit und Energie hat mitzuarbeiten, sich einzubringen oder zu engagieren ist herzlich eingeladen – wir treffen uns einmal monatlich, i. d. R. von 12 bis 14 Uhr. Mögliche Themenfelder, in denen Aktivitätsbedarf besteht, sind unser monatlicher Meetup, Stellengesuche und –anzeigen, Veranstaltungen (z. B. OFFICE DAYs und Workshops oder Führungen), Kontakte knüpfen und pflegen zu anderen Netzwerken hessen- und bundesweit (Stichwort: bundesweites Netzwerktreffen 2025 in Marburg / FairNetztEuch!) und vieles mehr, vielleicht habt Ihr aber auch eigene Ideen? Dann kontaktiert uns oder schaut vorbei, wir freuen uns! www.uni-giessen.de/justussekretariate