Glossar
In Ergänzung zu den Regelungen der Geschäftsordnung finden Sie im Glossar einzelne Begriffe von A-Z „rund um das Verwaltungshandeln“, die dort noch einmal näher erläutert werden und zum Teil mit Beispielen hinterlegt sind. Darüber hinaus finden Sie weitere Stichworte „rund um die JLU“ in einer Liste „JLU von A-Z“. Bitte beachten Sie: Diese Seiten sind in Überarbeitung!!
Kommunikation (intern per Aktenvermerk, Aktennotiz.....)
Der Aktenvermerk bzw. die Aktennotiz (inhaltlich das Gleiche und JLU-intern oft abgekürzt als „AV“ für Aktenvermerk) ist die schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse, Gespräche oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein können.
Aktenvermerke/Aktennotizen dienen also einerseits der Aufbereitung komplexer Sachverhalte und sollen die Entscheidungsfindung der oder des Vorgesetzten ermöglichen.
Aktenvermerke/Aktennotizen dienen andererseits auch dazu, Inhalte von Gesprächen, Telefonaten etc. sowie getroffene Entscheidungen festzuhalten.
Form: Bei der Verwendung von Word-Dateien: Im Kopfbereich des Vermerks ist der Name der/des Erstellenden mit Aktenzeichen und Datum aufzunehmen. Weiter ist die Adressatin/der Adressat des Aktenvermerks aufzunehmen, ggf. Mitzeichnende (z. B.: AV an K über B1). Es ist ausreichend, wenn der Aktenvermerk mit „gezeichnet“ und dem Namen der/des Erstellenden unterzeichnet wird. Ansonsten ist der Vermerk formlos.
Vermerke können auch „nur per E-Mail“ verfasst werden; Angaben zum Verfassenden ergeben sich dann aus den Kontaktdaten der Signatur.
Wie versende ich den Vermerk? Das hängt davon ab, um was es geht und wie die jeweiligen Vorgesetzten dies handhaben. Vermerke können z. B. in Papierform in Unterschriftenmappen an Vorgesetzte gehen (zusammen mit Verträgen, Schreiben etc.) oder auch per Mail (z. B. wenn es keine weiteren Unterlagen gibt und wenn man gleichzeitig weitere Beteiligte informieren möchte über einen Vorgang).
Aufbewahrung: In erster Linie gehören Vermerke in die Akte (Papier oder digital), um die Dokumentationsfunktion zu erfüllen; zuvor auf dem Dienstweg an die betreffenden Personen, „die es angeht“.
Siehe § 9 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.