Software einführen

Gibt es die gewünschte Anwendung vielleicht schon an der JLU? Oder sind bereits vergleichbare Werkzeuge im Einsatz? Der Einsatz der Software muss mit dem Enterprise Architecture Management abgestimmt werden um diese Fragen zu beantworten.

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Ansprechpartner ist das Enterprise Architecture Management (HRZ)

• Bei freier Software, die kostenlos eingesetzt werden darf, ist aus beschaffungsrechtlicher Sicht nichts weiter zu beachten. Trotzdem müssen auch bei freier Software alle anderen auf dieser Seite genannten Aspekte berücksichtigt werden.
• Bei kostenpflichtiger Software muss je nach Höhe des Preises ein entsprechendes formales Beschaffungsverfahren durchgeführt werden. Details dazu finden Sie in der Beschaffungsordnung.
• Bis zu 800,- € kann man ohne Beschaffungsverfahren Software kaufen. Ab 800 € bis 7.500,- € muss man mit mindestens 3 Anbietern einen Preisvergleich durchführen. Ab 7.500 € ist die Abteilung Beschaffung und Materialwirtschaft zu beteiligen.
• Microsoft und SPSS Software müssen in dem bestehenden Rahmenvertrag gekauft werden.
• Wenn die Software sich in JustOS befindet, ist sie dort zu erwerben.
• Beschaffungen von Softwarelizenzen sind unter Beachtung der "Dienstanweisung Software-Asset-Management (SAM)" durchzuführen, am besten eng mit dem HRZ im Vorfeld abzustimmen. Softwarelizenzen sollen nicht über Vorlagerechnungen gekauft werden. Wenn eine Kreditkartezahlung erforderlich ist, kann die JLU eine zentrale Kreditkarte beim HRZ verwenden.
• Es dürfen keine Konten bei Online-Marktplätzen (z.B. Amazon) im Namen der JLU eingerichtet werden.

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Bei allen Fragen rund um die Beschaffung finden Sie die zuständigen Ansprechpersonen in der Abteilung D6.

Hier steht ein Text zum ISB

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Bei allen Fragen rund um die Informationssicherheit wenden Sie sich bitte an den ISB.

Für jede eingesetzte Software muss ein Verarbeitsverzeichnis erstellt und genehmigt werden. Dies dokumentiert den Umgang mit den Daten und welche Daten verarbeitet werden. Details dazu finden Sie auf der Seite der Datenschutzbeauftragten.

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Bei allen Fragen rund um den Datenschutz kontaktieren Sie bitte die Datenschutzbeauftragten. 

Die Software muss bestimmte Anforderungen hinsichtlich der Barrierefreiheit erfüllen. Das HRZ bietet eine entsprechende  Beratung an. Es empfiehlt sich außerdem auf Mehrsprachigkeit zu achten (deutsch und englisch).

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Bei allen Fragen rund um die Barrierefreiheit finden Sie die zuständigen Ansprechpartner in der Abteilung B1.

Die Verwendung von Cloud-Software im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (Hosting in EU, Berücksichtigung der DSGVO) bietet oftmals Vorteile gegenüber Software, die auf Servern im Rechenzentrum läuft.

In beiden Varianten ist die Integration in die JLU Anwendungslandschafts zu gestalten: wie melde mich mich an (Single Sign-On), welche Prozesse sollen ggfs automatisiert angestoßen werden (beispielsweise Eintritt oder Austritt einer Person). Was ist der Auslöser des Prozesses und welche nachgelagerten Prozesse gibt es (z. B. Bezahlung, Anstoßen eines Prozesses in einem anderen System usw.). Was ist beim Austritt eines Angehörigen zu beachten?

Falls Gründe gegen eine Cloud-Variante bestehen und die Software auf einem Server an der JLU installiert werden muss, kann dies beim Hochschulrechenzentrum (HRZ) in die Wege geleitet werden. Auch falls auf den Endanwenderrechnern Programme installiert werden müssen, um die Software nutzen zu können, kann das HRZ weiterhelfen.

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Bei allen Fragen rund um die Installation finden Sie die zuständigen Ansprechpartner im HRZ.

Aufwände zur Betreuung von Software und Systemen (Server) sollten von Anfang eingeplant werden, da diese teilweise nicht unerheblich Kosten verursachen. Vor allem die Aktualisierung von Softwaresystemen zur Gewährleistung des besten IT-Sicherheitsstands ist sicherzustellen. Die Einführung von Software sollte zur Überprüfung der damit verbundene Prozesse genutzt werden, vielleicht geht ja manches nun einfacher?

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Wer kann hierbei unterstützen?

Wenn mit der Software personenbezogene Daten von JLU-Personal verarbeitet werden, muss der  Personalrat beteiligt werden. Das ist auch dann der Fall wenn sich Bedienstete mit personalisierte Benutzerkonten zur Nutzung der Software anmelden. 

Beim Beteiligungsverfahren muss zwingend der Dienstweg über die Kanzlerin eingehalten werden. 

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Bei allen Fragen rund um die Personalratsbeteiligung finden Sie die zuständigen Ansprechpartner in der Abteilung B1.