Projektmanagement & Organisationsentwicklung
Das zentrale Projektmanagement im Kanzlerinbüro bündelt die Projekte der Präsidialverwaltung, stellt Instrumente zur Projektdurchführung bereit und unterstützt andere Organisationseinheiten der JLU bei ihren Projekten.
Projektmanagement & Organisationsentwicklung
Definition nach DIN 69901:
"Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation."
Ein Projekt
- ist ein zeitlich begrenztes einmaliges Vorhaben
- verfolgt ein klar definiertes Ziel
- ist bereichsübergreifend
Universitäten sind komplexe Organisationen, die sich in einem dynamischen Umfeld bewegen. Das richtige Projektmanagement trägt dazu bei, Ressourcen effektiv zu nutzen, Zeitpläne einzuhalten und die Qualität von Bildungsangeboten zu optimieren. Zahlreiche Projekte sind im Kanzlerinbüro KB gebündelt und werden von dort aus koordiniert.
Wie können wir Ihnen in Ihrer Arbeit helfen?
- Sprechen Sie uns an: Projektmanagement
- Siehe KB3 im Geschäftsverteilungsplan oder auch das Team des Büro für Digitalisierung (BfD).
- Schulungsangebote zu Projektmanagement finden Sie auch bei der Personalentwicklung.
Vor dem Projekt
Projektdefinition
- Was ist Ihre Vision / Ihr Auftrag?
- Wie definieren Sie ein Ziel?
- Was ist Ihre Ausgangslage und wie bewerten Sie Chancen und Risiken?
- Wie erstellen Sie eine Grobplanung für Ihr Projekt?
Instrumente
- Welche Instrumente und Tools können Sie nutzen?
- Was sind die Bestandteile eines Projektauftrags?
- Wie setzen Sie einen Projektplan auf?
Projektstruktur
- Welche Rollen gibt es im Projekt und wie werden diese sinnvoll besetzt?
- Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten gehen mit den Rollen einher?
- Welche Strukturen bieten sich für Ihr Projekt an?
Kommunikation
- Wie können Sie die Informationsflüsse innerhalb und außerhalb Ihres Projekts gestalten?
- In welchen Gremien können Sie berichten?
- Wie und wann sollten Sie in die Hochschulöffentlichkeit kommunizieren
Während des Projekts
Prozesse
Prozesse und ihre Analyse sind das Herzstück der Projektarbeit und der Organisationsentwicklung. Wir stehen analog und digital bei der Besprechung und Aufzeichnung von Istprozessen und der Modellierung von Sollprozessen an Ihrer Seite.
Best Practice-Beispiel: Web-Formulare (Büro für Digitalisierung)
Ordnungsgemäße Verfahren
Wir helfen Ihnen bei der Sicherstellung ordnungsgemäßer Verfahren und vermitteln bei Bedarf an die verantwortlichen Einrichtungen wie zum Beispiel den Datenschutz oder die Beschaffungsabteilung. Wir stellen sicher, dass Sie an alles gedacht haben.
Personalratsbeteiligung
Die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Personalrat liegt uns sehr am Herzen. Wir stellen sicher, dass Sie den Personlrat als wichtigen Projektpartner und Impulsgeber frühzeitig in Ihr Projekt einbinden.
Projektsteuerung
Wir unterstützen Sie, Ihr Projekt optimal zu steuern, so dass Sie die Ziele Ihres Projektplans zeitgerecht umsetzen können.
Nach dem Projekt
Auswertung, Rückblick, Ausblick
Wie geht es nach Ihrem Projekt weiter? Gerne schauen wir gemeinsam zurück und werten Ihre Ergebnisse aus. Was haben Sie gelernt und was nehmen Sie für zukünftige Projekte mit?
Feiern
Sie haben Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen? Auch das Feiern gehört zu Ihrem Projekt dazu. Nehmen Sie die Projektbeteiligten mit und feiern Sie Ihre Ergebnisse! Sie haben es sich alle verdient.