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Vereinfachung E-Mail-Subdomänen

 

Worum es geht

Sie kennen es vielleicht aus eigener Erfahrung: Trotz fortschreitender Digitalisierung gibt es immer wieder Momente, in denen Sie Ihre E-Mail-Adresse per Hand eintragen müssen oder am Telefon durchgeben müssen. Ist das Feld dann zu kurz oder fangen Sie zu buchstabieren an, vor allem bei fremdsprachigen Personen? Das möchten wir nun ändern. Die E-Mail-Adressen der JLU werden vereinfacht und verkürzt.

An der JLU gibt es ab September 2024 nur noch drei Subdomänen:

  • Personal: Vorname.Nachname@uni-giessen.de
  • Studierende: Vorname.Nachname@stud.uni-giessen.de
  • Gäste/Externe: Vorname.Nachname@ext.uni-giessen.de

Diese Struktur bietet den Vorteil von einheitlichen, kürzeren und einprägsameren E-Mail-Adressen von allen Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der JLU, vor allem auch in einem internationalen Kontext.

Wie wir vorgehen

Die neuen E-Mail-Subdomänen werden zunächst nur an Personen vergeben, die neu in die JLU eintreten. Die Umstellung der bisherigen E-Mail-Adressen auf das neue System erfolgt danach schrittweise und in enger Abstimmung mit Ihnen. Dabei sind viele Fragen zu klären und Lösungen für gewachsene Prozesse zu finden. Für diese Fragen finden Sie unten unsere FAQs, die ständig erweitert werden. Dort können Sie sich informieren und uns weitere Fragen sowie mögliche Schwierigkeiten mitteilen, die bei der Umstellung der E-Mail-Adressen auftreten könnten. Wir werden gemeinsam eine Lösung finden.

Das wichtigste vorab: Sie bleiben weiterhin erreichbar. Ab der Umstellung versenden Sie E-Mails zwar mit Ihrer neuen E-Mail-Adresse, Ihre alte E-Mail-Adresse bleibt aber für den Empfang weiterhin bestehen, und zwar bis zu Ihrem Austritt aus der JLU.

Zum Hintergrund

Die JLU besitzt mehr als 200 E-Mail-Subdomänen, die sich auf die Fachbereiche, die Zentren und die zentralen Einrichtungen verteilen. Diese Struktur ist historisch gewachsen und beruht auf individuellen Antragsverfahren und Einzelentscheidungen. Sie hat zur Folge, dass Personen mit Mehrfach-Beziehungen zur JLU auch meist mehrere Benutzeraccounts benötigen, um mit der korrekten E-Mail-Subdomäne versenden zu können. Eine Abbildung und Umsetzung dieser Prozesse in unserer Systemlandschaft ist hochkomplex, fehleranfällig und betreuungsintensiv. Im Zuge des nun anstehenden Prozesses wird dieses System vereinfacht. Die Umstellung trägt auch dem Datenschutz Rechnung, denn künftig wird es nicht mehr an der E-Mail-Adresse ersichtlich sein, in welchem Bereich eine Person arbeitet oder was jemand studiert.

Sie haben Fragen?

An dieser Stelle möchten wir Ihre dringendsten Fragen beantworten. Sie haben eine Frage, die noch nicht beantwortet wurde? Senden Sie uns Ihre Frage an iam-feedback.

FAQ

Ich studiere an der JLU und bin gleichzeitig an der JLU beschäftigt. Bekomme ich zwei Postfächer?

Ja. Für Ihr Studium erhalten Sie ein Postfach mit einer @stud.uni-giessen.de-Endung. Für Ihr Beschäftigungsverhältnis erhalten Sie ein eigenständiges Postfach mit einer @uni-giessen.de-Endung. 
Hinweis: Die Umstellung auf @stud.uni-giessen.de für Studierende betrifft zunächst ausschließlich Personen, die ihr Studium an der JLU neu aufnehmen. Die E-Mail-Adressen der derzeit eingeschriebenen Studierenden werden nur umgestellt, wenn ein Studienfach- oder Namenswechsel erfolgt.

Ich habe zwei Beschäftigungsverhältnisse an der JLU. Bekomme ich zwei E-Mail-Postfächer?

Nein. Sie haben nur ein einziges persönliches Postfach unabhängig von der Anzahl Ihrer Arbeitsverträge mit der JLU. In den gängigen E-Mail-Programmen wie Outlook oder Thunderbird können Sie wie gewohnt Ordner anlegen und damit Ihre E-Mails nach den jeweiligen Aufgabenbereichen trennen. Falls Ihre Tätigkeiten dennoch eine  strikte Trennung des E-Mail-Schriftverkehrs erfordern, legen wir gerne eine SharedMailbox mit unpersönlicher E-Mail-Adresse für Sie an, die hier beantragt werden kann.

Wie kann ich Alcatel Lucent Rainbow nutzen (bei einem oder mehreren Bedienstetenverhältnissen)?

Die Umstellung auf die vereinfachten Mailadressen wird zunächst nur bei neu eingestellten Bediensteten durchgeführt Diese nutzen als Anmeldenamen bei Rainbow Ihre neue E-Mail-Adresse. Geänderte E-Mail-Adressen des Bestandspersonals können via Export / Import der Kundendaten seitens der Admins gepflegt und auch geändert werden.
 
Momentan ist geplant, zwei bestehende Accounts in einen aufgehen zu lassen. Dies bedeutet dann auch, dass nur eine JLU-Rufnummer mit dem Account verknüpft sein wird. Sollte die Person Ihren Arbeitsplatz aufgrund von zwei Anstellungen wechseln, kann diese Person die Rufumleitung in Rainbow auf ein Bürotelefon umstellen. Somit ist gewährleistet, dass die Person an dem jeweiligen Arbeitsplatz unter sowohl der einen als auch der anderen Telefonnummer erreichbar ist. Sollte die Person dann gegenenfalls mobil arbeiten, wäre auch diesem Umstand Rechnung getragen, da eine Umstellung der Bürotelefonnummer auf die Rainbownummer ebenfalls möglich ist.
Alternativ kann natürlich auch realisiert werden, dass für zwei Anstellungen an der JLU nur eine Rufnummer vergeben wird. Dies kann in bestimmten Arbeitsverhältnissen vorteilhaft sein, in anderen wiederum müsste dann die oben genannte Lösung präferiert werden.

Was passiert bei Namensgleichheiten?

Wenn es einen zweiten Vornamen gibt, wird dieser als Initial (Abkürzung) in die E-Mail-Adresse eingefügt. Ist dies nicht möglich, wird der Name durch einen Bindestrich und eine Ziffer ergänzt. Bei Bediensteten entscheidet die Dauer der Zugehörigkeit an der JLU - langjährige Bedienstete werden also auch die ersten Ziffern erhalten. Da nur neue Studierende E-Mail-Adressen nach dem vereinfachten Schema erhalten, kommt es bei der Umstellung zunächst nicht zu Namenskollisionen mit bereits länger eingeschriebenen Studierenden. Ab der Umstellung entscheidet das Eintrittsdatum. Nur in seltenen Einzelfällen, etwa bei Namensgleichheiten nach Studiengangswechseln oder Namensänderungen, kann leider die Dauer der Zugehörigkeit nicht mehr als Kriterium für eine niedrigere Nummer herangezogen werden. So verfahren wir auch bei Gästen.

Was passiert mit meiner "alten" E-Mail-Adresse?

Die neuen Subdomänen kommen zunächst nur bei neuen Benutzeraccounts zum Einsatz. Eine Umstellung von bestehenden E-Mail-Adressen ist zu einem späteren Zeitpunkt im IAM-Projekt geplant, wir informieren Sie rechtzeitig.
Ab der Umstellung versenden Sie E-Mails mit Ihrer neuen E-Mail-Adresse. Keine Sorge: Ihre alte E-Mail-Adresse bleibt für den Empfang weiterhin bestehen, und zwar bis zu Ihrem Austritt aus der JLU. So können wir gewährleisten, dass Sie auch weiterhin erreichbar bleiben, wenn sich Personen noch an Ihre "alte" E-Mail-Adresse wenden.

Kann ich weiterhin eine E-Mail-Adresse mit der Endung @jlug.de verwenden?

E-Mail-Adressen mit der Endung @jlug wurden ursprünglich zur Verkürzung der oft langen Adressen eingesetzt. Dies ist mit dem Wegfall der Subdomänen nicht mehr nötig, die Endung @jlug wird daher nicht mehr vergeben.
Sie haben die jlug-Endung gern und häufig benutzt? Kein Problem - Sie bleibt als Empfangsadresse weiterhin bis zu Ihrem Austritt aus der JLU bestehen. Somit gewährleisten wir Ihre Erreichbarkeit auch über den Zeitpunkt der Umstellung hinaus. Ab diesem Zeitpunkt können Sie jedoch keine neuen E-Mails mehr mit dieser E-Mail-Adresse versenden.  

Wie kann ich mich für eine bereichsspezifische Software registrieren die eine entsprechene E-Mail-Subdomäne erfordert?

Sie können einen sogenannten E-Mail-Alias (zusätzliche Empfangsadresse) vom HRZ einrichten lassen. Über diese Alias-Adresse ist nur der Empfang, aber nicht das Versenden möglich. Voraussetzung ist, dass Sie in einem berechtigten Studiengang eingeschrieben oder in einer berechtigten Organisationseinheit beschäftigt sind. Dies betrifft ausschließlich die folgenden Subdomänen:

  • @physik.uni-giessen.de
  • @chemie.uni-giessen.de
  • @bio.uni-giessen.de
  • @materialwiss.uni-giessen.de
  • @med.uni-giessen.de
  • @lama.uni-giessen.de

Wenn Sie eine eine Alias-Adresse beantragen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an support.

Ich studiere an der JLU und habe eine E-Mail-Adresse mit der Endung @stud.uni-giessen.de erhalten. Kann ich dennoch eine E-Mail-Adresse nach dem alten Schema bekommen?

In diesem Fall ist es leider nicht möglich, Ihnen eine E-Mail-Adresse nach dem alten Schema einzurichten. Mit produktiver Inbetriebnahme der neuen Benutzerverwaltung gelten für alle Personengruppen die neuen Namenskonventionen. Ausnahmen hiervon sind nicht vorgesehen. Lediglich als Empfangsadresse kann in einigen Einzelfällen ein E-Mail-Alias nach dem alten Schema eingerichtet werden. Voraussetzung ist die Einschreibung in ausgewählten Studiengängen (s.o.). Wenn Sie berechtigt sind und eine Alias-Adresse beantragen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an support

Erhalte ich einen neuen Benutzeraccount, wenn ich nach dem Studium an der JLU bedienstet bin?

Ja, Sie erhalten einen neuen Benutzeraccount inkl. neuer E-Mail-Adresse. Der Benutzeraccount, den Sie für Ihr Studium genutzt haben, läuft mit Abschluss des Studiums aus. 

Werden unpersönliche Funktions-E-Mail-Adressen / Shared Mailboxes ebenfalls umgestellt?

Auch unpersönliche Funktionsadressen bzw. SharedMailboxes mit einer "alten" E-Mail-Subdomäne werden perspektivisch umgestellt. Auch hier werden wir Sie rechtzeitig informieren.
Bei Funktions-E-Mail-Adressen kann es im Einzelfall erforderlich sein, Bestandteile der Subdomäne vor das @-Zeichen zu ziehen. Damit werden Dubletten vermieden und weiterhin Klarheit gewährleistet. Die konkrete Umsetzung wird an einem theoretischen Beispiel deutlich:
Bisherige Adressen wie sekretariat@hrz.uni-giessen.de oder sekretariat@biochemie.uni-giessen.de werden zu sekretariat.hrz@uni-giessen.de bzw. sekretariat.biochemie@uni-giessen.de.

Was ändert sich bei dynamischen E-Mail-Verteilern (Sympa-Listen), wenn die E-Mail-Subdomänen wegfallen?

Bei dynamisch erstellten E-Mail-Verteilern handelt es sich Mailing-Listen mit der Endung "@lists.uni-giessen.de". Diese aktualisieren sich anhand bestimmter Kriterien automatisch. Die Bereichszugehörigkeit wird dabei heute aus der Baumstruktur des Verzeichnisdienstes und nicht anhand der E-Mail-Subdomäne ermittelt - hier ändert sich also nichts.

Da jedoch auch diese Verzeichnisstruktur im Rahmen der IAM-Einführung überarbeitet wird, ist es notwendig, die Information auf anderem Weg (über LDAP-Attribute) abzubilden.
Das übernehmen wir für Sie - Sie müssen nichts weiter tun.

Wie kann ich eine Person ohne E-Mail-Subdomäne einer Organisationseinheit zuordnen?

Auch bisher ist anhand der Subdomäne eine eindeutige organisatorische Zuordnung nicht immer ohne weiteres möglich. Es existieren über 200 Subdomänen, die häufig nicht selbsterklärend sind. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen die Nutzung einer E-Mail-Signatur. Zusätzlich bieten wir zeitnah wieder ein Personal- und Kontaktverzeichnis an. Falls Sie weitere Informationen recherchieren müssen, können wir im Einzelfall auch Zugriff auf weitere Systeme einrichten (zum Beispiel HIS-Studierendenadministration).

Ich befürchte einen Sichtbarkeits- und Reputationsverlust durch die entfallende direkte Assoziation mit meiner Professur bzw. meiner Einrichtung.

Es stimmt, bei wissenschaftlichen Veröffentlichungen ist die Zugehörigkeit der Autorinnen und Autoren nicht mehr anhand der E-Mail-Adresse erkennbar. Allerdings geben Sie in der Regel ja auch den Namen des Instituts und die Adresse mit an. Um während einer Wissenschaftskarriere hochschulübergreifend identifizierbar zu bleiben, empfehlen wir Ihnen die Nutzung einer unabhängigen Forscher-ID wie bspw. "Open Researcher and Contributor iD" (ORCID). Dort können Sie Ihre primäre E-Mail-Adresse bei Bedarf ändern und bleiben dennoch über die ORCID eindeutig identifizierbar.

Meine E-Mail-Adresse endet bereits auf @uni-giessen.de. Was bedeutet die Umstellung für mich?

Wenn Ihre E-Mail-Adresse bereits auf @uni-giessen.de endet, ändert sich für Sie nichts. Sie müssen nichts weiter tun.

Ich kann es kaum abwarten und möchte am liebsten sofort eine vereinfachte E-Mail-Adresse.

Sie möchten bereits vor der offiziellen Umstellung eine vereinfachte E-Mail-Subdomäne nutzen? Wir entwickeln parallel einen Self Service für Sie, in dem Sie diese selbst beantragen können. Wir kontaktieren alle Mitglieder und Angehörigen per E-Mail, sobald dies möglich sein wird.