FAQ
Zusammenstellung von oft gestellten Fragen und den dazugehörigen Antworten
Stornierung einer Bestellung
Im JustOS können Sie eine Bestellung und/oder eine Position stornieren. Diese Stornierung wird nicht an den Lieferanten übermittelt, sondern wirkt sich nur auf die Obligodarstellung im SAP Kontoauszug aus. Bevor eine Bestellung und/oder eine Position im JustOS storniert werden kann, muss zuvor der Lieferant schriftlich informiert werden.
Eintragungen in diesem Feld werden an den Lieferanten übermittelt
Artikel, die nicht im JustOS verfügbar sind, können über die Funktion "Freitextbestellung" bestellt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass der Lieferant einen Katalog im JustOS eingeblendet hat.
Wichtig: Zum HRZ-Shop kann keine Freitextbestellung angelegt werden, hier können nur die im Shop zur Verfügung gestellten Artikel bestellt werden!
Ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein selbständig nutzbarer Gegenstand mit Nettoanschaffungs- oder Herstellungskosten von bis zu 409,99 Euro. Nur bewegliche und abnutzbare Gegenstände, die zum mehrjährigen Gebrauch bestimmt sind, können Geringwertige Wirtschaftsgüter sein. Im JustOS werden aktuell nur Bürodrehstühle als GWG verbucht!
Eintragungen dienen als Information für den Besteller und werden nicht an den Lieferanten übertragen.
Jeder über den JustOS bestellter Artikel "erzeugt" im SAP Kontoauszug ein Obligo. Das Obligo wird solange im SAP Kontoauszug dargestellt, bis die zugehörige Rechnung durch die Finanzbuchhaltung verbucht ist. Die Buchung des Wareneingangs ist eine zwingende Voraussetzung für die Verbuchung der Rechnung, hat aber keinen Einfluss auf die Darstellung des Obligos.
Soll eine Bestellung, eine Position oder eine Teilmenge einer Bestellung an den Lieferanten zurückgesandt werden ist wie folgt vorzugehen:
- Klären Sie mit dem Lieferanten ob eine Rücknahme möglich ist
- Buchen Sie für diese Artikel keinen Wareneingang
- Informieren Sie die Beschaffungsabteilung über die Rücklieferung
- Der Einkauf löscht die betreffende Position im JustOS
Wurde der Wareneingang gebucht, stornieren wir diesen und leiten die Gutschrift an die Finanzbuchhaltung weiter.
Damit die Finanzbuchhaltung die Rechnung bezahlen kann, muss für jeden Artikel der Wareneingang im JustOS gebucht werden.
Wichtig: Zu Bestellungen im HRZ-Shop muss kein Wareneingang gebucht werden!
Kataloge mit dem Zusatz "Webshop" werden über einen externen Link in das JustOS System eingebunden. Auf Grund dieser Anbindung werden die Webshops nicht mit der Standard Produktsuche durchsucht. Um Artikel zu suchen muss in den Katalog "gesprungen" werden.
Bestellen Sie Artikel über eine Warenwert von 410€ netto erhalten Sie folgenden Warnhinweis:
"Achtung möglicherweise Anlage – selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut. (Eine Anlage ist ein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut mit einem Einkaufspreis ab 410,00 EUR zzgl. MwSt). In diesem Fall Kontierungstyp auf ANLAGE (Anlage Neu) umstellen."
Entgegen der Empfehlung in dem Hinweis müssen Sie
nicht
den Kontierungstyp ändern. Sie können den Artikel bestellen und bei Eingang der Rechnung wird von der zuständigen Abteilung die Änderung des Kontierungstypen vorgenommen. Der Hinweis erfolgt, da Besteller/innen anderer Hochschulen bereits bei der Bestellung den Kontierungstypen zwingend anpassen müssen.