Aufgaben des Archivs

Titelblatt eines Senatsprotokolls

Aufgaben des Archivs

Die rechtliche Grundlage hierfür ist das Hessische Archivgesetz (2022). Universitätsarchive haben ebenso wie die Staatsarchive einen klar ausgewiesenen Zuständigkeitsbereich, den sogenannten Archivsprengel. Darin haben sie die alleinige Zuständigkeit für die aus dem laufenden Dienstbetrieb auszusondernden Unterlagen und für die Dokumentation dieser Materialien. Der Archivsprengel des Gießener Universitätsarchivs umfasst den gesamten Bereich der Justus-Liebig-Universität mit allen dazugehörigen Dienststellen, Fachbereichen, Instituten, Seminaren und sonstigen wissenschaftlichen Einrichtungen. Die Aufgaben des Universitätsarchivs regelt im Einzelnen die Satzung (2013). Dazu zählen die Bewertung, Übernahme, Verzeichnung, Bestandserhaltung und Zugänglichmachung von Unterlagen, die rechtswahrenden Charakter oder historischen Wert haben. Die Arbeit der Universität soll durch die Unterlagen in Auswahl dokumentiert und dauerhaft bewahrt werden. Sie bilden die Grundlage für wissenschaftliche oder private Forschungen sowie universitätsinterne Fragen.

Grundlage für die Benutzung sind das Hessische Archivgesetz (Teil III: §§ 7-11) und die Nutzungsordnung für das Archiv der Justus-Liebig-Universität und sie erfolgt in der Regel vor Ort. Eine Ausleihe oder Versendung von Archivalien ist nicht vorgesehen. Die Beantwortung von schriftlichen Anfragen ist jedoch möglich. Vor dem ersten Besuch ist ein  Termin zu vereinbaren und es sind die gewünschten Akten zu nennen. Vor der Einsichtnahme ist ein Benutzungsantrag zu stellen. Die Einsicht jüngerer Akten wird durch die im Hessischen Archivgesetz festgelegten Schutzfristen eingeschränkt (§ 9). Dies trifft besonders auf personenbezogene Akten zu. Diese Schutzfristen können im Einzelfall nach schriftlichem Antrag verkürzt werden; die Entscheidung hierüber trifft der Präsident der Justus-Liebig-Universität Gießen.

Die Einsichtnahme der Archivalien erfolgt unter Aufsicht im Sonderlesesaal der Universitätsbibliothek Gießen, der für die Benutzer des Universitätsarchivs und der Handschriftenabteilung der Universitätsbibliothek zur Verfügung steht. Auf Nachfrage können selbstständig Aufnahmen von Archivgut angefertigt werden, sofern dem keine konservatorischen Gründe oder schutzrechtlichen Gründe entgegenstehen. Aufwändigere Fotoarbeiten erfolgen gegen schriftlichen Antrag und auf eigene Rechnung bei der Fotostelle der Universitätsbibliothek. 

Geschichte des Archivs

Als erstes Hochschularchiv in Hessen wurde 1986 das Universitätsarchiv Gießen professionalisiert und als selbstständige Abteilung der Verwaltung unterstellt. Seit 1904 war das Archiv ein Aufgabenbereich der Universitätsbibliothek.

Bereits 1642 forderte der hessen-darmstädtische Landgraf anlässlich eines Wechsels im Amt des Syndikus der Universität, dem neuen Amtsinhaber die Universitätsakten auszuhändigen. Der Aufbewahrungsort der älteren und laufenden Universitätsakten ist erst ab dem frühen 19. Jahrhundert bekannt.

Nach der Fertigstellung eines neuen Bibliotheksgebäudes der Universität im Jahre 1904 wurde ein Teil des älteren Aktenmaterials dort gelagert. Damit etablierte sich erstmals ein eigentliches Universitätsarchiv, das abgetrennt von Kanzlei und Sekretariat vorrangig wissenschaftlichen Zwecken dienen sollte. Diese Einrichtung kann als Vorgängerin des heutigen Archivs gesehen werden.

Die Einbindung des Archivs in den Verwaltungsverbund der Universitätsbibliothek (UB) wurde 1933 durch einen Erlass des Hessischen Ministers für Kultus und Bildungswesen bekräftigt, in dem der Verbleib des Universitätsarchivs an seinem bisherigen Standort angeordnet wurde. Als die Universitätsbibliothek am 11. Dezember 1944 durch einen Bombenangriff weitestgehend zerstört wurde, erlitt auch das in ihren Räumen verbliebene Archivgut schwere Schäden. Glücklicherweise war ein Großteil der Aktenbestände rechtzeitig ausgelagert worden und konnte so gerettet werden. Im Bombenhagel vernichtet wurden vor allem Unterlagen aus dem 19. Jahrhundert, darunter eine Reihe von Personalakten und eine große Anzahl von Promotionsakten.

Nach dem Zweiten Weltkrieg verblieb das Universitätsarchiv innerhalb der Verwaltung der Universitätsbibliothek und erste Findhilfsmittel entstanden. 1981 wurde die erste ausgebildete Archivarin im gehobenen Dienst dem UB-Referenten für Geschichte zugeteilt. Erst mit der Einstellung einer Beamtin des höheren Archivdienstes im Jahr 1986 wurde das Universitätsarchiv ein Teil der zentralen Verwaltung, heute Abteilung B 4.

Seit diesem Zeitpunkt hat sich das Universitätsarchiv Gießen zu einer modernen Dienstleistungseinrichtung entwickelt, die in der Lage ist, flexibel auf die vielfältigen Anforderungen des Hochschulbetriebs zu reagieren. Mit wachsendem Bekanntheitsgrad wuchs auch der Umfang der Bestände, der heute ca. 2.350 Regalmeter beträgt (1986: ca. 350 Regalmeter) und sich auf vier Magazinflächen verteilt. Dieses Material bildet das Fundament jeder Forschung, die sich mit der Geschichte der Universität und ihrer Mitglieder befasst, und damit das kollektive Gedächtnis der Universität Gießen über nunmehr 400 Jahre ausbilden kann.