Abgabe von Akten
Unterlagen von den Dienststellen der JLU
Gemäß den Bestimmungen des Hessischen Archivgesetzes (13.10.2022) sind alle Dienststellen und Verwaltungseinheiten der Justus-Liebig-Universität Gießen verpflichtet, diejenigen Akten und Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Dienstbetrieb benötigt werden, vor der Aussonderung und Vernichtung dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten (§ 4 HArchG). Diese Anbietungspflicht gilt auch für elektronische Unterlagen. Das Universitätsarchiv entscheidet dann darüber, welche Unterlagen archivwürdig sind und übernommen werden bzw. welche Unterlagen nicht archivwürdig sind. Letztere können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kassiert (vernichtet) bzw. im Fall elektronischer Unterlagen gelöscht werden (Löschungssurrogat).
Wenn in einer Dienststelle der JLU Altakten ausgesondert werden sollen, ist das Universitätsarchiv rechtzeitig zu benachrichtigen. Die Bewertung der Akten kann per Telefon, Mail oder vor Ort erfolgen. Die abgebende Stelle fertigt eine Übergabeliste an und übersendet diese mit den Akten etwa über die Hauspost an das Universitätsarchiv. Anhand der Abgabeliste wird der Eingang geprüft und bestätigt. Selbstverständlich ist eine spätere Einsichtnahme in die "eigenen" Akten weiterhin möglich.
Rechtsgrundlage hierfür ist das JLU-Rundschreiben 03/1998, das hinsichtlich der Verweise auf das Hessische Archivgesetz derzeit aktualisiert wird.
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z. B. Aufbewahrungsfristen für PrüfungsunterlagenRechtsgrundlage ist hierfür § 9 der Immatrikulationsordnung der JLU Gießen vom 22. März 2023. Für das Universitätsarchiv sind hiervon nur die Prüfungsakten selbst, nicht aber die Prüfungsarbeiten relevant. z. B. Aufbewahrungsfristen für PersonalunterlagenRechtsgrundlage ist hierfür §92 des Hessischen Beamtengesetzes (HBG) vom 27. Mai 2013 zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 2015 (GVBI I S. 594), das sinngemäß auf ArbeitnehmerInnen angewendet wird. |
Unterlagen aus privater Hand
Neben der Archivierung der im Dienstbetrieb der Justus-Liebig-Universität und ihren Dienststellen erwachsenen Akten ist das Universitätsarchiv daran interessiert, Unterlagen aus privater Hand zur Dokumentation der Gießener Universitätsgeschichte zu sammeln, aufzubewahren und für Forschungszwecke zur Verfügung zu stellen. Das Spektrum reicht dabei von Nachlässen ehemaliger Gießener Wissenschaftler über Vorlesungsmitschriften und Fotoalben bis zu einzelnen Schriftstücken (etwa einem Brief) oder einem Flugblatt einer Gießener Studentenorganisation. Ihre Unterlagen können Sie dem Universitätsarchiv entweder als Schenkung oder als Depositum (mit Eigentumsvorbehalt) übergeben. In beiden Fällen wird das übergebene Material im Universitätsarchiv sorgfältig aufbewahrt und der Forschung zugänglich gemacht.