Forschungsinformationssystem JLU-FIS

Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Metainformationen zur Forschung im JLU-FIS ermöglicht und befördert effiziente und nachhaltige Prozesse der Forschungsverwaltung. Zielgruppen sind insbesondere die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie die Dekanate der Fachbereiche, deren administrative Pflichten und Tätigkeiten durch die Nutzung des Systems vereinfacht werden.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler profitieren von einer vereinfachten Datensammlung für die Erstellung von Forschungsberichten oder Drittmittelanträgen. Die Datenvorhaltung im Forschungsinformationssystem vereinfacht die einheitliche und systematische Darstellung der Forschungsaktivitäten, ein entsprechend konsistentes Bild der Gießener Forschungslandschaft empfiehlt sich etwa bei der Beantragung von Drittmitteln.

Die Darstellung der Forschungsaktivitäten erlaubt zudem die Suche nach Kooperationspartnern für Forschungsprojekte. Auch werden durch die Nutzung des Forschungsinformationssystems Mehrfachabfragen reduziert und Forschende sowie Dekanate von Dokumentationstätigkeiten entlastet.

Mit dem Forschungsinformationssystem JLU-FIS werden verschiedene Prozesse des alltäglichen Forschungsverwaltungsbetriebes abgebildet – sowohl für die Zusammenarbeit zwischen Forschenden und der Verwaltung als auch für die verwaltungsinterne Kooperation. Durch eine strukturierte Nutzerführung werden diese Prozesse vereinfacht und beschleunigt.

Folgende Prozesse werden im Forschungsinformationssystem bereits abgebildet und unterstützt:

• Publikationsimport aus den externen Datenbanken
• automatisch erzeugte Publikationslisten
• Standardisierte Exporte im BibTex-Format, etwa zum Import in das Literaturverwaltungsprogramm Citavi
• Service Publikationsimport der UB

Die nächsten Funktionen, die bereitgestellt werden, finden Sie unter der Überschrift "Weiterer Ausbau des Forschungsinformationssystems" weiter unten.

Forschungsinformationen, die im JLU-FIS gespeichert und verarbeitet werden, sind Informationen über die Forschungsaktivitäten. Es sind Metadaten zu den Forschungsprojekten, den beteiligten Personen, der Forschungsfinanzierung oder zu Resultaten. Forschungsinformationen unterscheiden sich damit von Forschungsdaten, die im Forschungsprozess selbst anfallen, insbesondere in Form von Rohdaten. Zur Speicherung von Forschungsdaten betreibt die Universitätsbibliothek der JLU das Forschungsdatenrepositorium JLUdata, zur Speicherung von Publikationen das Repositorium JLUpub.

Integrierte Forschungsinformationssysteme verfügen über detaillierte Rollen- und Rechtesysteme sowie verschiedene Sichtbarkeitsstufen der erfassten Daten. Hierdurch wird sichergestellt, dass nur am Verwaltungsprozess Beteiligte die Rechte haben, auf relevante Daten zuzugreifen.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im JLU-FIS unterliegt strengen Regeln zum Datenschutz.

 

Der Aufbau des Forschungsinformationssystems JLU-FIS ist durch das Hessische Hochschulgesetz legitimiert und erfolgt unter strenger Wahrung der Anforderungen des Datenschutzes.

 

Rechtsgrundlagen zur Einführung eines Forschungsinformationssystems

Zum Zweck der Qualitätssicherung und des Berichtswesens sieht das Hessische Hochschulgesetz von 2021 (HessHG § 14) den Betrieb von Forschungsinformationssystemen an den Hochschulen des Landes vor. Näheres regelt die Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen von 2017.

Datenschutz im JLU-FIS

Im Forschungsinformationssystem werden unter anderem personenbezogene Daten zu den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der Universität vorgehalten. Entsprechend wurden umfangreiche Vorkehrungen getroffen, um den hohen Anforderungen des Datenschutzes zu genügen.

Die Maßnahmen zum Schutz der gespeicherten personenbezogenen Daten sind in den Verarbeitungsverzeichnissen zu den im JLU-FIS realisierten Prozessen sowie im Rollen- und Rechtekonzept zum JLU-FIS dokumentiert.

• Verarbeitungsverzeichnis für den Prozess Promovierendenmanagement
• Verarbeitungsverzeichnis für den Prozess Publikationserfassung und -verwaltung
• Rollen- und Rechtekonzept
  Das Rollen- und Rechtekonzept definiert dezidiert die Zugriffsrechte der Nutzenden des Forschungsinformationssystem. Es stellt sicher, dass Nutzende nur auf die Informationen zugreifen können, die für ihre Tätigkeit im System notwendig sind. Folgende Rollen wurden mit spezifischen Lese- und Änderungsrechten definiert: "Wissenschaftler/in"; "Promotionsamt"; "Verwaltung"; "Bibliothek".

Die Verarbeitungsverzeichnisse sowie das Rollen- und Rechtekonzept wurden in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der JLU erstellt. Der Personalrat stimmte im September 2023 der Überführung des Forschungsinformationssystems der Justus-Liebig-Universität in den Regelbetrieb mit den ersten Ausbaustufen der Module Publikationsverwaltung und elektronische Promovierendenakte zu.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler können aktuell ihre Publikationslisten ins JLU-FIS übertragen oder diese über das FIS zum Eintrag an die Universitätsbibliothek senden. Zur Nutzung des FIS müssen Sie sich zunächst auf einer für Universitätsangehörige freigegebenen Seite registrieren. Bitte beachten Sie hierzu auch die Anleitungen zum FIS, die Sie aus dem Campusnetz einsehen können.

Zeitnah planen wir die Abbildung von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten im JLU-FIS. Sobald wir dies implementiert haben, können Sie Informationen zu den Forschungsprojekten einsehen und bearbeiten sowie die Projekte mit daraus entstandenen Publikationen verknüpfen.

Administrative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Wissenschaftler/innen bei diesen Tätigkeiten unterstützen, sobald ihnen Aufgaben durch die Wissenschaftler/innen delegiert wurden.

Das Forschungsinformationssystem wird weiter ausgebaut und ständig optimiert. Im Produktivbetrieb befinden sich die Erfassungsmöglichkeit und Verwaltungsmöglichkeit von Promotionsvorgängen für die Promotionsämter der JLU sowie die Erfassung und Verwaltung von Publikationsmetadaten für Wissenschaftler/innen in der ersten Ausbaustufe. Getestet wird aktuell die erste Ausbaustufe des Moduls "Projektverwaltung".

Der Zugang zu den Speichermöglichkeiten von Forschungsinformationen steht allen Mitgliedern der JLU, die wissenschaftlich aktiv sind oder qua Amt mit den Prozessen zu tun haben, nach Registrierung zur Nutzung des Forschungsinformationssystems offen.

Die nächsten Ausbaustufen sind folgende:

FIS-Version 1.1, voraussichtlich im Herbst 2024

• Verwaltung von Projekten:
  • Automatisierte Benachrichtigungen bei neuen Projekten oder Änderungen an bestehenden Projekten
  • Informationen zu Änderungen an Projekten innerhalb der Verwaltung prozessieren
  • Publikationslisten für Projekte im FIS von Mitarbeiter/innen in der UB erfassen lassen
  • Export von Projektinformationen
• Forschungsportal
  • Darstellung ausgewählter Forschungsinformationen aus dem JLU-FIS auf einem Forschungsportal der JLU

 

FIS-Version 1.2, voraussichtlich im Winter 2024/Frühjahr 2025

• Verwaltung von Projekten
  • Abbildung von Projektanträgen im JLU-FIS
  • Prozess zur Anzeige von Drittmitteln nach § HessHG über das JLU-FIS
• Verwaltung von Promotionen
  • Prozess zur Abgabe von Pflichtexemplaren der Dissertation in der UB
• Verwaltung von Stipendien - Erste Ausbaustufe: Graduiertenstipendien der JLU

 

In weiteren Ausbaustufen

• Beantragung von interner Forschungsförderung
• Antrag auf Erstattung von Publikationskosten bei Open Access-Publikationen
• Generierung von Lebensläufen aus dem Forschungsinformationssystem
• Anschluss des JLU-FIS an OpenAire, dem Forschungsinformationssystem der EU
• Anschluss des JLU-FIS an das Identity Management System der JLU
• Generierung von dynamischen Publikationslisten für die persönliche Webseite, für Fachbereiche, Institute und Arbeitsgruppen

Die Justus-Liebig-Universität Gießen führte ihr Forschungsinformationssystem im Verbund mit zehn weiteren hessischen Partnerhochschulen ein. Der Verbund wurde von 2013 bis 2020 im Rahmen des HeFIS-Projektes vom Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (HMWK) gefördert; die JLU war Initiatorin des HeFIS-Verbundes und hatte die Konsortialführerschaft inne.

Die JLU ist Teil des hessischen Verbunds "Hessische Open Science Portale", HeOSP. Nach dem JLU-internen Rollout der wichtigsten Funktionalitäten des Forschungsinformationssystems ist der Anschluss an OpenAire und damit eine weitere Öffnung der Forschungsmetainformationen nach außen geplant. Die "Giessener Elektronische Bibliothek" der JLU ist bereits eine Quelle von OpenAire. Das Präsidium der Justus-Liebig-Universität unterstützt mit seiner Open Access Resolution von 2011 die Prinzipien des Open Access, wie sie in der Berliner Erklärung und in der Budapest Open Access Initiative beschrieben sind.

Durch die Einführung des Forschungsinformationssystems ist es möglich, Publikationsinformationen systematisch an der JLU zu erfassen und somit für die gesamte Universität strukturiert sichtbarer zu machen. Auf Wunsch hin können Publikationsinformationen aus externen Publikationsmetadatenbanken, wie Web of Science, PubMed, der DNB- und der Orcid-Datenbank, automatisiert ins FIS übertragen werden, sodass eine händische Erfassung in vielen Fällen entfallen kann. Die Universitätsbibliothek bietet mit der Einführung des Forschungsinformationssystems in einer Fachabteilung zentral an, die Erfassung der Publikationsinformationen zu übernehmen und dabei die Datenqualität sicherzustellen.

Durch die Einführung der Erfassung von Promovierten und Promotionsvorgängen im JLU-FIS ist erstmalig eine zentrale Informationsquelle über Promovierende, die einen Antrag auf Annahme als Doktorandin gestellt hatten, an der JLU geschaffen. Die nach dem Hochschulstatistikgesetz vorgeschriebene Lieferung von Daten zu Promovierenden an das statistische Landesamt wird seit 2018 vollständig und in hoher Qualität über das JLU-FIS abgewickelt. Aus dem JLU-FIS werden seit 2023 auch Kontaktinformationen von Promovierten für die freiwillige Absolventenbefragung der JLU genutzt und somit Promovierten der JLU systematisch die Möglichkeit offeriert, an der jährlichen Absolventenbefragung teilzunehmen. Das Feedback hilft uns, die Promotionsbedingungen an der JLU ständig zu verbessern.

Die Entwicklung des JLU-FIS orientiert sich an den Anforderungen des Kerndatensatz Forschung (KDSF) des Wissenschaftsrates und auf europäischer Ebenen an den Vorgaben des Common European Research Information Format (CERIF). So wird sichergestellt, dass das FIS transparente, standardisierte und damit vergleichbare Berichte liefert.

Die JLU nutzt für ihr Forschungsinformationssystem die webbasierte Software Converis des Anbieters Clarivate Analytics (ehemals Thomson Reuters Science).

Angehörige der Justus-Liebig-Universität können aus dem Campus-Netz auf die Bedienungsanleitungen zugreifen. Von außerhalb des Campus ist eine Verbindung via VPN erforderlich.

Die Termine der nächsten Schulungen zum Forschungsinformationssystem finden Sie im Stud.IP unter dem Stichwort "FIS". Zusätzlich bieten wir Ihnen sehr gern auf Anfrage zusätzliche Termine an. Auch bei Fragen zur Bedienung oder zum System wenden Sie sich bitte hierzu an das Referat für digitale Forschungsinformationssysteme in der Stabsabteilung Forschung.