Handlungsfeld 3 – Ziel 2
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HF3 – Ziel 2: Die Universitätsadministration wird digitalisiert.
In einem zunehmend dynamischen Umfeld ist eine stetige Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen notwendig. Die Digitalisierung spielt in diesem Zusammenhang eine herausragende Rolle, indem sie eine Optimierung der bestehenden Verwaltungsprozesse ermöglicht. Projektmanagement und Organisationsentwicklung sind mit der Digitalisierung der JLU unmittelbar verbunden.
Ein primärer Nutzen im Rahmen der Digitalisierung entsteht für die JLU insbesondere dann, wenn durch digitale Anwendungen der administrative Aufwand für die Angehörigen der JLU soweit wie möglich reduziert wird, sodass diese sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Standardprozesse sollen mit Fokus auf eine intuitive User Experience so gestaltet sein, dass sie schnell und effizient erledigt werden können.
Im digitalen Transformationsprozess werden die an der JLU vorhandenen Kompetenzen umfassend genutzt und alle Mitglieder aktiv einbezogen. Digitale Systeme kommen universitätsweit und integrativ zum Einsatz. Dies führt zu einer qualitativ hochwertigen Systemlandschaft, bei der organisatorische Zuständigkeiten und IT-Systeme sowie deren Verbindungen untereinander verbindlich definiert sind. Dadurch entsteht eine breitere, besser verfügbare und einheitliche Datenbasis, auf deren Grundlage fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Die Entwicklung neuer Konzepte erfolgt nicht nur universitätsintern, sondern auch gemeinsam mit anderen hessischen Hochschulen sowie über die Landesgrenzen hinaus. Hierbei kommen Best Practices zur Anwendung und etablierte Konzepte und Lösungen werden übernommen. Dies schließt die Überlegung ein, ob Systeme gemeinsam von mehreren Hochschulen im Verbund oder extern betrieben werden.
Teilziele und Indikatoren
Teilziel HF3 – 2.1.
Die JLU schafft die notwendigen Rahmenbedingungen zur Digitalisierung, um Forschung und Lehre von administrativem Aufwand zu entlasten.
Indikator HF3 – 2.1.1.
Die JLU baut ein
Identity- und Access-Management-System (IAM)
auf und nimmt es bis 2025 in Betrieb.
Indikator HF3 – 2.1.2.
Die JLU sammelt die Anforderungen zur datenbasierten Unterstützung von Steuerungs- und Strategieentscheidungen im Bereich der Verwaltung (Data-Warehouse) und entscheidet bis 2025 über die Einführung eines solchen Systems.
Indikator HF3 – 2.1.3.
Die JLU organisiert sich bis 2027 mit der Umstellung auf
SAP S/4HANA
als moderne Hochschulverwaltung und ermöglicht zu jeder Zeit und von überall Zugriff auf alle erforderlichen Services, digitale Strukturen und Prozesse.
Indikator HF3 – 2.1.4.
Die JLU führt bis 2027 ein Bibliotheksmanagementsystem der neuen Generation ein, das über offene Schnittstellen in unterschiedlichste Lehr- und Forschungskontexte einfach eingebunden werden kann.
Indikator HF3 – 2.1.5.
Die JLU gestaltet bis 2029 ihren Web-Auftritt grundlegend neu.
Indikator HF3 – 2.1.6.
Die JLU baut bis 2030 ein zentrales Dokumentenmanagementsystem für die elektronische Vorgangsbearbeitung schrittweise auf und optimiert gleichzeitig ihre Prozesse.
Teilziel HF3 – 2.2.
Die Nutzenden werden durch intuitive und effiziente digitalisierte Standardprozesse entlastet, um Prozesse zu beschleunigen und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren.
Indikator HF3 – 2.2.1.
Die JLU baut bis 2025 im Rahmen der Personalentwicklung ein Fort- und Weiterbildungsprogramm zur Entwicklung digitaler Kompetenzen auf und entwickelt die Angebote bedarfsgerecht weiter.
Indikator HF3 – 2.2.2.
Die JLU stattet ab 2026 alle neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an automatisiert mit allen erforderlichen digitalen Zugängen aus.
Indikator HF3 – 2.2.3.
Die JLU richtet bis 2024 einfach zu bedienende digitale Self-Service-Angebote für alle Mitarbeitenden ein (z.B. Arbeitsunfähigkeitsanzeige, Raumbuchung, Parkgenehmigung,…).
Teilziel HF3 – 2.3.
Durch eine konsolidierte und integrierte Anwendungslandschaft sowie eine zentrale Datenpflege werden die Nutzenden entlastet und die Daten flächendeckend verfügbar gemacht.
Indikator HF3 – 2.3.1.
Die JLU stimmt bis 2027 die genutzten IT-Systeme aufeinander ab und vernetzt sie untereinander, wobei die Anmeldung per Single-Sign-On möglich ist.
Indikator HF3 – 2.3.2.
Die JLU konsolidiert bis 2030 die eingesetzten digitalen Systeme auf eine bedarfsgerechte Anzahl.
- Inhalt
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