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Das Zeichnungsrecht regelt, wer innerhalb der Organisationseinheit berechtigt ist, Dokumente zu unterzeichnen, abhängig vom Inhalt des Schreibens und der Position der unterzeichnenden Person: Die Präsidentin oder der Präsident vertritt die JLU Gießen gemäß dem Hessischen Hochschulgesetz (HessHG) nach außen und unterzeichnet „ohne Zusätze“. Die übrigen Mitglieder des Präsidiums unterzeichnen „In Vertretung“ der Präsidentin oder des Präsidenten. Die Kanzlerin oder der Kanzler ist Beauftragte bzw. Beauftragter für den Haushalt (Verwendung des Briefkopfs Kanzler/in und Unterzeichnung ohne Zusätze) und nimmt die Geschäfte der laufenden Verwaltung wahr (hier: Verwendung Briefkopf Präsident/in, Unterzeichnung als Präsidiumsmitglied mit dem Zusatz „In Vertretung“).
Beispiele dafür, in welchen Fällen Präsidentin/Präsident oder Kanzlerin/Kanzler unterzeichnen, finden Sie unter dem Stichwort "Geschäfte der laufenden Verwaltung".
Bei allen weiteren Sachbearbeitungen ist „Im Auftrag“ zu unterzeichnen.
Die Personaldezernentin unterzeichnet - bei Vertretung der Kanzlerin bei Urlaub etc. - ebenso "Im Auftrag", jedoch mit dem Zusatz "Vertreterin der Kanzlerin".
Siehe § 7 der Geschäftsordnung.
Bei den Zustellkennziffern (ZSK) handelt es sich um Postsammelstellen der Universität („interne Postleitzahlen“) für den internen Postzustellungsverkehr.
Wo finde ich Infos dazu? Die Zustellkennziffern für die einzelnen Bereiche der JLU können Sie einer sogenannten ZSK-Liste entnehmen; siehe ZSK-Liste (uni-giessen.de). Die ZSK-Liste wird derzeit aktualisiert.
Wozu braucht man eine ZSK? Den Beschäftigten der JLU wird seitens des Personaldezernats jeweils „automatisch“ eine ZSK zugeordnet; i. d. R. verwendet nur die Hochschulbezügestelle die ZSK aus pragmatischen Gründen für den Versand von Abrechnungen.
Siehe § 4 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.
Die konkreten Zuständigkeiten für eine Angelegenheit ergeben sich grundsätzlich aus dem Geschäftsverteilungsplan der JLU, siehe Geschäftsverteilungsplan (uni-giessen.de).
Sind für einzelne Aspekte einer Angelegenheit verschiedene Bereiche zuständig, so muss eine Abstimmung/Einbindung aller thematisch/sachlich beteiligten Bereiche erfolgen sowie eine interne Festlegung der Federführung.
Bei der internen Abstimmung der Zuständigen handelt es sich um ein Verfahren, bei welchem Beiträge zu einem Vorschlag oder einem Thema geäußert werden, die dann seitens der/des Federführenden final zusammengefasst und anschließend an die/den Vorgesetzten vorgelegt werden zur Entscheidung, zur Unterzeichnung von Antworten etc. Die Form der Abstimmung obliegt den Federführenden (per Mail, im Rahmen eines Termins in Präsenz, Online-Meeting, …).
Siehe § 5 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.