Glossar
In Ergänzung zu den Regelungen der Geschäftsordnung finden Sie im Glossar einzelne Begriffe von A-Z „rund um das Verwaltungshandeln“, die dort noch einmal näher erläutert werden und zum Teil mit Beispielen hinterlegt sind. Darüber hinaus finden Sie weitere Stichworte „rund um die JLU“ in einer Liste „JLU von A-Z“. Bitte beachten Sie: Diese Seiten sind in Überarbeitung!!
Für den Fall, dass Anfragen dieser Art direkt bei einzelnen Beschäftigten eingehen sollten: Die betr. E-Mail ist immer an Poststelle@admin.uni-giessen.de oder weiterzuleiten und cc an die Persönliche Referentin/den Pers Referenten der Kanzlerin/des Kanzlers der JLU; damit wird zum einen sichergestellt, dass das komplette Präsidium über die sog. Postmappe informiert wird und zum anderen wird damit garantiert, dass die Federführung und evtl. weitere Zuständigkeiten in Abstimmung mit der Kanzlerin festgelegt werden. Alle Anfragen dieser Art werden regelmäßig in der „DB-Runde“ (Runde aus Vertretungen aller Dezernate und Stabsabteilungen) mit der Kanzlerin besprochen. Die Abstimmung der Antwort erfolgt mit dem jeweils zuständigen Präsidiumsmitglied und in der Regel immer auch mit der Kanzlerin der JLU. In den meisten Fällen – abhängig vom Inhalt – erfolgt die Beantwortung seitens der Federführenden fristgerecht „im Auftrag der Kanzlerin“. Antworten zu Anfragen dieser Art an die Ministerien gehen cc zur Info an die Persönliche Referentin/den Persönlichen Referenten der Kanzlerin/des Kanzlers und auch an die Geschäftsführung der DB-Runde.
Siehe § 3 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.
Ein Teil der Kommunikation und Information der Beschäftigten innerhalb der Präsidialverwaltung findet über sogenannte mehrfach verwendbare Laufmappen statt. Eine Laufmappe (auch Umlaufmappe genannt) ist meistens im DIN-A4 Format und aus Karton. Beide Seiten sind mit einem Gitter bedruckt, das zur Adressierung genutzt wird.
Für was nutze ich Laufmappen? In den Zeiten von E-Mail, Internet und Intranet wird die Umlaufmappe trotz allem weiterhin gerne für die interne Post genutzt. Viele Informationen werden auch heute noch auf Papier gedruckt, in Umlaufmappen gesteckt und über die interne Post versendet. Wenn die Inhalte nicht persönlich/vertraulich sind, ist dies eine gute und nachaltige Alternative zu Briefumschlägen. Zur Adressierung streichen Sie einfach das letzte beschriftete Kästchen im Gitter durch und tragen in dem nächsten den Empfänger ein wie z. B. E3, C5, StF4 etc. (bitte nicht nur Namen, damit die Postverteilung nicht erschwert wird).
Wo gibt es leere Laufmappen an der JLU? In der Registratur der JLU gibt es i. d. R. ausreichend Vorräte an Laufmappen, so dass Sie keine neuen bestellen müssen; bitte einfach eine Mail an Poststelle@admin.uni-giessen.de senden. Umgekehrt können Sie einen Stapel von bei Ihnen überflüssigen Laufmappen per Hauspost an B2.1 geben mit dem Hinweis „leere Laufmappen zurück an B2.1“.
Siehe § 4 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.