Glossar

Im Hessischen Personalvertretungsgesetz (HPVG) sind unter anderem die Formen und die Durchführung der Beteiligung des Personalrats geregelt. Der Personalrat hat nach dem Hessischen Personalvertretungsgesetz Mitwirkungs-, Anhörungs- und Mitbestimmungsrechte (siehe §77 HPVG ff.). Mögliche Beteiligungsrechte und die Art der Beteiligung sind im Vorfeld immer mit der Rechtsabteilung der JLU zu klären. Aspekte zum Thema Datenschutz sind ebenfalls zu beachten. Formelle Anschreiben an den Personalrat erfolgen ausschließlich über die Leitung der Dienststelle bzw. durch die Kanzlerin/den Kanzler in Vertretung, aber nie seitens der Sachbearbeitung.

Siehe § 3 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Die Universitätspoststelle ist u. a. zuständig für den „Transport“ der gesamten internen Dienstpost (Hauspost) und der externen Dienstpost der Universität. Daneben erfolgt auch die maschinelle Frankierung der externen Post seitens der Poststelle.
Beispiele für Hauspost (interne Post): Post der Verwaltung an Fachbereiche der JLU und umgekehrt, von Dezernaten an Stabsabteilungen etc. Beispiele für externe Post: Schreiben der JLU an die Stadt Gießen, an externe Vertragspartner, an Ministerien etc. Siehe hierzu auch den Hinweis unter „Barcode“.
Kein Versand von privater Post: Das Versenden von Privatpost mittels Barcode-Aufkleber ist unzulässig. Dazu zählen auch Schreiben an die eigene Krankenkasse oder Beihilfestelle. Sofern Schreiben als solche erkannt werden, werden diese umgehend an die Absenderin/an den Absender zurückgeschickt. Ein Verstoß kann arbeits- bzw. disziplinarrechtlichen Konsequenzen zur Folge haben.

Siehe § 4 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Als Posteingänge gelten alle Dokumente, die per E-Mail, per Fax oder per Briefpost an der JLU eingehen. Elektronische Posteingänge werden – abhängig vom Inhalt – entweder auf elektronischem Wege oder „formell schriftlich“ bearbeitet. Die zentrale elektronische Posteingangsstelle in der Registratur der JLU verwendet folgende E-Mail-Adressen: praesidentin@admin.uni-giessen.de sowie poststelle@admin.uni-giessen.de .
Was passiert mit einem Posteingang? Posteingänge in Briefform an die zentrale Anschrift der JLU oder per E-Mail an „Praesidentin@ oder Poststelle@ werden in einem ersten Schritt von der zentralen Registratur der JLU/B2.1 bearbeitet. Schriftstücke erhalten einen „Posteingangsstempel“ und werden – je nach Dringlichkeit/Wichtigkeit des Vorgangs ggf. auch vorab als Scan/per Mail an die entsprechend Zuständigen weitergeleitet. Je nach Inhalt kommen „alle wichtigen Schreiben“ (bzw. Ausdrucke aller wichtigen E-Mails) in die interne Postmappe des Präsidiums. Posteingänge per Briefpost, die direkt bei den Beschäftigten eingehen, sind von diesen mit Eingangsdatum, Namenszeichen und der Bezeichnung der Organisationseinheit versehen (z. B. Eingang am 06.09.2023/Sch, KB1.2). Egal, ob Eingang per Post oder per Mail: Die Zuständigen haben dafür Sorge zu tragen, dass bei Bedarf auch evtl. weitere Beteiligte bzw. die Vorgesetzten informiert werden. Handelt es sich um „wichtige Angelegenheiten“ (z. B. Bewilligungsbescheide, Schreiben von Ministerien, Anfragen zu Kooperationsverträgen etc.), sind sowohl Briefpost als auch E-Mails Registratur weiterzuleiten mit dem Stichwort „Bitte Postmappe“.

Siehe § 4 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Über die sogenannte Postmappe des Präsidiums werden intern alle wichtigen Schreiben bzw. Ausdrucke von Mails an das Präsidium weitergereicht. Diese werden seitens der zentralen Registratur der JLU mit einem Posteingangsstempel und einem Vorschlag für die Zuständigkeiten versehen. Entweder gibt die Posteingangsstelle der JLU (hier: Registratur) die betreffenden Vorgänge selbst in die Postmappe oder aber die Sachbearbeitungen in der Verwaltung leiten z. B. per E-Mail eingegangene Vorgänge mit hoher Wichtigkeit (cc an Vorgesetzte) per E-Mail selbst weiter an poststelle@admin.uni-giessen.de mit dem Betreff „bitte Postmappe“.

Auf dem Posteingangsstempel wird über „eine Einkreisung“ die federführende Stelle markiert - entweder durch B2.1 oder durch Mitglieder des Präsidiums. Im Beispielbild rechts wäre Dezernat D. Über einen Strich wird gekennzeichnet, welche weiteren Zuständigen ebenfalls mit der Thematik befasst sind.

Die jeweiligen Präsidiumsmitglieder zeichnen in der gem. Zeichnungsrecht vorgesehenen Farbe ab, wenn sie den Inhalt zur Kenntnis genommen haben:

• Präsidentin/Präsident (P) – grün
• Kanzlerin/Kanzler (K) – rot
• Vizepräsidentin/Vizepräsident für Studium und Lehre (VPL) – braun
• Vizepräsidentin/Vizepräsident für Forschung und Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses (VPF) – lila
• Vizepräsidentin/Vizepräsident für Wissenschaftliche Infrastruktur (VPW) – blau

Nachdem alle Präsidiumsmitglieder die Schreiben in der Postmappe gesichtet haben, schickt die Poststelle allen an einem Vorgang Beteiligten (laut den Markierungen auf dem Eingangsstempel) das entsprechende Dokument als PDF-Mail zu; die jeweils Federführenden erhalten zusätzlich auch noch das Original aus der Postmappe über die Hauspost.

Siehe § 4 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Das Präsidium (Hochschulleitung) ist gemäß Hessischem Hochschulgesetz für alle Angelegenheiten zuständig, die nicht durch das Gesetz einem anderen Organ übertragen sind. Das Präsidium leitet die Hochschule, fördert unter Beteiligung des Hochschulrats mit den anderen Organen, den Fachbereichen, den Mitgliedern und Angehörigen ihre zeitgerechte innere und äußere Entwicklung und legt jährlich vor dem Senat Rechenschaft über die Geschäftsführung ab. Dem Präsidium gehören die Präsidentin oder der Präsident, die Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten und die Kanzlerin oder der Kanzler an.

Was muss ich beachten? TOPs für die i. d. R. wöchentlichen Sitzungen des Präsidiums sind vorher mit den Vorgesetzten abzustimmen, anzumelden und entsprechende Beschlussvorlagen zu erstellen.

Weitere Informationen zu den Präsidiumssitzungen : Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen zu den Sitzungen des Präsidiums. Neben aktuellen Sitzungsterminen und Informationen zur Verteilung der Protokolle finden Sie hier insbesondere die verbindlichen Vorgaben für die Anmeldung von Tagesordnungspunkten und für Sitzungsunterlagen. Informationsmaterial steht zum Download bereit.

Siehe § 3 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Als Teil der Abteilung PB3 – Presse, Kommunikation und Marketing des Präsidialbüros der JLU veröffentlicht die Pressestelle (PB3.1-PB3.4) unter anderem offizielle Pressemitteilungen im Auftrag des Präsidenten der JLU. Daneben werden Journalistinnen und Journalisten bei ihrer Recherche und Mitglieder der Universität bei der Veröffentlichung wichtiger Forschungsergebnisse, Veranstaltungen und Ereignisse unterstützt. Publikationen erleichtern den Überblick über das vielfältige Angebot der Universität.

Was ist zu beachten? Grundsätzlich ist nur der Präsident/die Präsidentin berechtigt, die JLU nach außen zu vertreten. Presseanfragen und Pressemitteilungen erfolgen daher ausschließlich über die Pressesprecherinnen ( E-Mail: pressestelle@uni-giessen.de ).

Bei öffentlichkeitswirksamen Angelegenheiten müssen alle Beschäftigten die Pressestelle – über ihre Vorgesetzten – rechtzeitig informieren. Beispiele: Verkauf Alte UB, Überlassung von Parkplatzfläche an die Liebigschule; Ankündigungen z. B. per E-Mail an Beschäftigte, dass einzelne Vorgänge an die örtliche Presse gegeben werden etc.

Weitere Informationen zur Pressearbeit

Siehe § 16 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Ergebnisse von Sitzungen sind grundsätzlich in formellen Protokollen festzuhalten und von der Sitzungsleitung und der Schriftführung zu unterzeichnen. Als Unterzeichnung ist grundsätzlich „gezeichnet [NAME]“ ohne handschriftliche Unterzeichnung ausreichend.

Bei Protokollen ist zwischen einem ausführlichen Verlaufs- und einem Ergebnisprotokoll zu unterscheiden. Wann welche Art von Protokoll zu erstellen ist (und ob in Präsenz oder Konjunktiv), ist mit der Sitzungsleitung abzustimmen.

Protokolle werden i. d. R. ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt (d. h. als Datei per Mail oder per Link z. B. zur JLUBox).

Siehe § 9 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.