Glossar

Formulierung Abwesenheitsmail: Bei einer Abwesenheitsmail (bei Urlaub, Krankheit, Dienstreise, Elternzeit.....) ist auf eine sachliche Formulierung zu achten. Es muss ersichtlich sein, wer die Vertretungsperson ist bzw. an welche Mailadresse/Funktionsmailadresse man sich im Vertretungsfall wenden kann. Zudem sollen Infos aufgenommen werden, über welchem Zeitraum die Abwesenheit voraussichtlich andauert. Ein Grund für die Abwesenheit (bspw. Urlaub oder Krankheit) ist nicht anzugeben.

Muster: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Brigitte Musterfrau (Brigitte.Musterfrau@admin.uni-giessen.de). Im Übrigen komme ich ab dem TT.MM.JJJJ auf Ihre E-Mail zurück.“

Oder bei z. B. längerer Krankheit: „... bis auf Weiteres nicht erreichbar ... bitte wenden Sie sich an (z.B.) funktionsmail@admin.uni-giessen.de “

Rufumleitung Telefon: Bei Abwesenheit sind Anrufe entweder auf Vertretungspersonen oder auf den Anrufbeantworter (AB) umzuleiten. Dies gilt nicht nur für längere Abwesenheiten bei Urlaub, Krankheit etc., sondern grundsätzlich auch für längere Zeiten tagsüber, in denen man telefonisch nicht erreichbar ist.

Wie stellt man auf den AB um? Siehe hierzu Infos unter folgendem Link: Nachrichtentechnik — Hochschulrechenzentrum (HRZ)

Siehe § 13 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Die Akte ist eine Zusammenfassung aller Unterlagen, einschließlich elektronischer Dokumente samt Metadaten, die in der Erledigung einer Aufgabe entstehen und für ihre Fortführung benötigt werden.

Woraus besteht eine Akte? Eine Akte besteht i. d. R. aus mehreren Vorgängen zur gleichen Sache. Innerhalb der Vorgänge sind die Dokumente meist in der Reihenfolge ihrer Entstehung abgelegt. Dazu gehören internes Schriftgut wie Aktenvermerke, Verfügungen und Konzepte oder Kopien von Schreiben etc. mit Absendevermerken von Ausgängen sowie externes Schriftgut wie externe Schreiben an die JLU mit Eingangsvermerken. Die Akte entsteht als Arbeitsinstrument in der Verwaltungsarbeit, ist immer Eigentum der Dienststelle und niemals Privateigentum. Akten sind so zu führen, dass Entscheidungsprozesse auch für Außenstehende jederzeit nachvollziehbar sind.

Was ist relevant für eine Akte? Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung sowie gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten („zu verakten“) sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit verstanden.

Form der Akte: Akten können in Papierform geführt werden (z. B. klassische Hängeregistratur oder z. B. Ordner für umfangreiche Vorgänge).

Traditionelle Papierakten werden – abhängig vom Arbeitsbereich – immer mehr durch digitale Akten abgelöst; diese sind grundsätzlich effizienter bedienbar und komfortabler durchsuchbar. Digitale Dokumente sind der zentrale Bestandteil jeder E-Akte. Sowohl die Daten als auch der Speicherort sind elektronischer Natur (insbesondere Laufwerk/Server und Cloud wie z. B. Hessenbox, jeweils mit Backup-Möglichkeit; keinesfalls auf Festplatte!). Zugriffsmöglichkeiten z. B. bei Krankheit oder Urlaub sind über ein Rechte- und Rollenkonzept zu regeln, damit sich auch Vertretungen digitale Akten „aus dem Schrank nehmen können“.

Für digital abgelegte Unterlagen wird es zu gegebener im Zuge der Einführung eines „Dokumentenmanagementsystems“ - noch gesonderte Hinweise geben.

Siehe § 6 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Der Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen in der jeweils geltenden Fassung ist zu beachten (Aktenführungserlass/AfE vom 14. Dezember 2012: https://www.rv.hessenrecht.hessen.de/bshe/document/VVHE-VVHE000018765 ). Mit dem Aktenführungserlass werden Mindeststandards für die Aktenführung innerhalb der Landesverwaltung vorgegeben. Der Erlass regelt die Bearbeitung, Aufbewahrung und Aussonderung von physischen und elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten.

Siehe § 6 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Der Aktenvermerk bzw. die Aktennotiz (inhaltlich das Gleiche und JLU-intern oft abgekürzt als „AV“ für Aktenvermerk) ist die schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse, Gespräche oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein können.

Aktenvermerke/Aktennotizen dienen also einerseits der Aufbereitung komplexer Sachverhalte und sollen die Entscheidungsfindung der oder des Vorgesetzten ermöglichen.

Aktenvermerke/Aktennotizen dienen andererseits auch dazu, Inhalte von Gesprächen, Telefonaten etc. sowie getroffene Entscheidungen festzuhalten.

Form: Bei der Verwendung von Word-Dateien: Im Kopfbereich des Vermerks ist der Name der/des Erstellenden mit Aktenzeichen und Datum aufzunehmen. Weiter ist die Adressatin/der Adressat des Aktenvermerks aufzunehmen, ggf. Mitzeichnende (z. B.: AV an K über B1). Es ist ausreichend, wenn der Aktenvermerk mit „gezeichnet“ und dem Namen der/des Erstellenden unterzeichnet wird. Ansonsten ist der Vermerk formlos.

Vermerke können auch „nur per E-Mail“ verfasst werden; Angaben zum Verfassenden ergeben sich dann aus den Kontaktdaten der Signatur.

Wie versende ich den Vermerk? Das hängt davon ab, um was es geht und wie die jeweiligen Vorgesetzten dies handhaben. Vermerke können z. B. in Papierform in Unterschriftenmappen an Vorgesetzte gehen (zusammen mit Verträgen, Schreiben etc.) oder auch per Mail (z. B. wenn es keine weiteren Unterlagen gibt und wenn man gleichzeitig weitere Beteiligte informieren möchte über einen Vorgang).

Aufbewahrung: In erster Linie gehören Vermerke in die Akte (Papier oder digital), um die Dokumentationsfunktion zu erfüllen; zuvor auf dem Dienstweg an die betreffenden Personen, „die es angeht“.

Siehe § 9 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Ein Aktenzeichen (Az.) dient der Zuordnung von Vorgängen zu Personen und/oder Sachgebieten und darüber hinaus der Zuordnung einzelner Dokumente zu den Akten. Aktenzeichen lassen einen konkreten Vorgang erkennen wie z. B. AV 123/29 für einen allgemeinen Vertrag, der in der Rechtsabteilung geführt wird.

Personenkürzel: Beschäftigten bzw. Sachgebieten in der Präsidialverwaltung an der JLU ist eine Notation aus Buchstaben und Zahlen zugeordnet; dieses Personenkürzel leitet sich aus der Gliederungssystematik der „Zuständigkeiten“ an der JLU ab. Mehrere Beschäftigte eines Sachgebiets können auch das gleiche Kürzel haben.

Beispiel eines Kürzels pro Person: KB1.2, B1.3, B2 etc.; Beispiel eines Kürzels für ein Sachgebiet: C3.1, C3.2 etc.

Siehe § 6 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Bezeichnung, mit der jemand angeredet wird; die Anrede in Briefen, auf Karten und in E-Mails ist der Türöffner für Ihr Anliegen und bestimmt das „Gesprächsklima“ Ihrer Korrespondenz; sie sollte daher möglichst „perfekt“/passend sein. Die Anrede (i. d. R. inkl. Titel; einer – und zwar der höherrangige – reicht, z. B. nur „Prof.“ und nicht Prof. Dr.) hängt grundsätzlich vom „Status“ der angeredeten Person aber auch von der Anredeformel, mit der man Sie selbst angesprochen hat; daneben hängt die Anrede auch von den Inhalten der Korrespondenz Die wichtigsten Formen sind:

• klassische Variante für Geschäftsbriefe aller Art: „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ ... damit liegen Sie (fast) immer richtig. Beispiele: Schreiben an Ministerien mit Berichten zu verschiedenen Sachverhalten (Sehr geehrte Damen und Herren), Schreiben an Minister/innen (Sehr geehrter Herr Staatsminister Gremmels, ...), Beantwortung von Ressortanfragen per Mail (Sehr geehrte Damen und Herren), Anschreiben an Dekaninnen und Dekane (Sehr geehrte Frau Dekanin ... ohne Zusatz des Namens; redet man alle an, dann: Sehr geehrte Damen und Herren oder auch Sehr geehrte Dekaninnen und Dekane)
• moderne Variante: „Guten Tag, Herr/Frau ...“ – ist für Mailwechsel gut geeignet, wenn man jemanden nicht zu klassisch anreden möchte
• persönliche Variante: „Liebe(r) ...“ – wenn Sie die Empfängerin/den Empfänger persönlich kennen und Ihr Verhältnis herzlich bzw. freundschaftlich ist; diese Variante kann in Einzelfällen auch für die Korrespondenz per Mail mit Ministerien geeignet sein.
• lockere Variante: „Hallo ...“ kann für die E-Mail-Korrespondenz – wenn es nicht förmlich sein muss – auch durchaus üblich sein

Siehe § 10 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Bei Angelegenheiten von potentiell öffentlichem Interesse sind alle Beschäftigten verpflichtet, die Pressestelle – gegebenenfalls über ihre Vorgesetzten – umgehend zu informieren. Dies gilt sowohl für unvorhergesehene Ereignisse als auch für Vorgänge, die in der Zukunft liegen.

Mögliche öffentlichkeitswirksame Themen sind beispielsweise:

1. Unvorgesehenes:

• Beschwerden (von Nachbarn, Fachbereichen, Stadt, Unternehmen, Studierenden etc.)
• Brände
• Finanzlöcher
• Fliegerbombenfunde
• Stromausfälle

2. Geplantes:

• Absperrungen/Schließungen von Gebäuden wegen Baumaßnahmen
• Baumfällungen
• Fliegerbombensondierungen
• Größere Veranstaltungen
• Institutionelle Kooperationen (Vertragsunterzeichnungen)

Siehe § 16 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Anrufbeantworter nehmen Anrufe automatisch entgegen und ermöglichen Anruferinnen und Anrufern, Nachrichten zu hinterlassen. Telefone der JLU haben „Voice Mail“ als „eingebaute“ Option, die man allerdings einmal aktivieren muss. Eine ausführliche Anleitung ist unter folgendem Link abrufbar: Ersteinrichtung der Voicemail Weiteres zur Telefonanlage der JLU finden Sie auf der Seite des Nachrichtentechnik — Hochschulrechen (HRZ) hier .

Siehe § 11 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.

Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungspflichtige Informationen geordnet archiviert werden müssen. Archivieren bezeichnet grundsätzlich die systematische und kontrollierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten.

Siehe § 6 Geschäftsordnung der Präsidialverwaltung.