Briefbögen der JLU

Aktuelles/Stand 02.04.2024:

• Änderung der Briefvorlage "Präsident" ab 01.04.2024 (siehe hierzu das Rundschreiben 2024/07 an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Präsidialverwaltung): Im Rahmen der Ernennung von Frau Prof. Dr. Katharina Lorenz zur Präsidentin der JLU zum 1. April 2024 wurde die Briefvorlage für die Präsidalverwaltung überarbeitet. Der Kopfbogen „Präsident“ wurde unter Zugrundelegung der gültigen DIN-Norm auf „Präsidentin“ angepasst und als barrierefreies Dokument erstellt.
  Die Vorlage selbst wurde in Form einer Muster-Datei als Word-Dokument am 27.03.2024 an die einzelnen Bereiche der Präsidialverwaltung per E-Mail versandt (mit der Bitte um eigenständige Weiterverteilung an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb der Präsidialverwaltung über Ihre internen Mailverteiler).

Ein Hinweis zur Verortung von "Präsidentin" in der Mustervorlage: In der neuen Vorlage ist "Präsidentin" aus Gründen der Barrierefreiheit nicht mehr in der Kopfzeile platziert, sondern als Teil einer Tabellenspalte bewusst tiefer gesetzt, dies darf daher nicht verändert werden!

• Die neue Briefvorlage ist ab dem 1. April 2024 zu verwenden.
  Eine detaillierte Anpassung des Briefkopfes erfolgt wie üblich selbständig in den einzelnen Geschäftsbereichen. 
  (Weitere interne Briefvorlagen der Präsidialverwaltung wie z.B. "Kanzlerin" und "Präsidium" (diese werden nur in Einzelfällen verwendet) werden zeitnah ebenfalls als barrierefreie Dokumente zur Verfügung gestellt.)
  
  
• Schriftgröße: Hier bleibt es bei den bisherigen Empfehlungen zur barrierefreien Kommunikation: Für den Fließtext in der Briefkommunikation werden an der JLU serifenlose Schriften empfohlen; hierzu gehören unter anderem Calibri und Arial. Grundsätzlich ist Schriftgröße 12 zu verwenden (s. auch die Broschüre Barrierefreie Kommunikation (wko.at), S. 12).

• Kontaktdaten: Bitte wenden Sie sich bei evtl. Rückfragen zur Briefvorlage an Julia.Ludwig@admin.uni-giessen.de bzw. bei allen weiteren mit dem Amtsantritt von Frau Prof. Lorenz verbundenen Fragen an Claudia.Schick@admin.uni-giessen.de und an Katrin.Amling@admin.uni-giessen.de .
  
  
• Die zentrale Mailadresse der JLU wurde zum 1. April 2024 geändert auf Praesidentin@uni-giessen.de
  Alle weiteren erforderlichen Änderungen auf der Homepage im Zusammenhang mit der Ernennung (u.a. bei den Zuständigkeiten, Homepage Präsidium etc.) erfolgten am 2. April 2024.
  Sollte Ihnen weiterer Änderungsbedarf auffallen: Grundsätzlich müssen die betreffenden Bereiche Infos auf den Hompepages, Formulare etc. (z.B. Datenschutzerklärungen etc.) selbst anpassen auf "Präsidentin". Sofern Ihnen etwas auffällt, das Sie wg. fehlender Berechtigungen nicht selbst ändern können:  Mailen Sie bitte den Link zu den betreffenden Seiten an Frau Schick und Frau Amling (Kontaktdaten s.o).
  
  
• Hinweis an die Bereiche außerhalb der Präsidialverwaltung: Für die JLU-Einrichtungen außerhalb der Präsidialverwaltung wie z.B. Personalrat, Fachbereiche, Zentren wird Ihnen eine DIN-Norm-aktualisierte, barrierefreie Word-Vorlage zur Verfügung gestellt. Dafür wenden Sie sich bitte an das Dezernat B, Abteilung B2 - Organisation & Wahlen, organisation. Die Vorlage können Sie nach den nachfolgend aufgeführten Hinweisen an Ihren Geschäftsbereich entsprechend anpassen.

Anpassung des Briefkopfes an den Geschäftsbereich

Eine detaillierte Anpassung des Briefkopfes erfolgt selbständig in den einzelnen Geschäftsbereichen. Zu beachten sind hierbei die nachstehenden Hinweise in der Tabelle.

Sollten englische Varianten der Briefbögen gewünscht sein, werden die Einrichtungen gebeten, diese auf Basis der deutschen Vorlagen selbst zu erstellen bzw. zu übersetzen (s. hierzu auch das JLU Dictionary). Bitte beachten Sie aber, dass das JLU-Logo mit dem deutschen Schriftzug zwingend für beide Varianten verwendet werden muss. Es existiert keine englische Variante des JLU-Logos.

Für den Fließtext in der Briefkommunikation soll an der JLU die Schriftart Calibri in der Schriftgröße 12Pt verwendet werden. Es handelt sich um eine serifenlose Schrift, die - ähnlich wie Arial - für die barrierefreie Kommunikation empfohlen wird. (s. auch https://www.wko.at/service/unternehmensfuehrung-finanzierung-foerderungen/WKO_Broschuere-Barrierefreie-Kommunikation.pdf, S. 12)

Verteilung von Dokumentvorlagen

Alle leitenden Einrichtungen, wie z. B. Dekanate, Zentren, Dezernate, haben per E-Mail geeignete Druck- bzw. Layoutvorlagen können auch eine entsprechende Formatvorlage anfordern. Dafür wenden Sie sich bitte an das Dezernat B, Abteilung B2 - Organisation & Wahlen, organisation.

Verwendung der Dokumentenvorlage

Der Briefbogen wird als Dokumentvorlage für Microsoft Word im Format *.dotx zur Verfügung gestellt (s.o.). Zur Verwendung der Datei stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung, die nachfolgend erläutert werden.

Variante I - Word-Vorlage als Word-Dokument abspeichern

Sie können die zugesandte Word-Vorlage im Format *.dotx öffnen und als Word-Dokument im Format *.docx abspeichern. Die weitere Verwendung entspricht dann der gewohnten Nutzung eines Word-Dokuments. Bitte speichern Sie aber auch die Original-Datei ab, um ggf. später hierauf wieder zugreifen zu können.

Variante II - Word-Vorlage in Word integrieren

Sie können die Dokumentenvorlage in Word integrieren und somit jederzeit darauf zugreifen, um ein neues Dokument zu erstellen. Hierzu beachten Sie bitte folgende Schritte:

• Speichern Sie die Dokumentenvorlage JLU-Briefbogen im Format *.dotx auf Ihrem PC/Notebook ab und merken Sie sich den Speicherort bzw. den Dateipfad
• Öffnen Sie Microsoft Word und klicken im Register "Datei" auf "Optionen".
• Wählen Sie im erscheinenden Menü auf der rechten Seite "Speichern" aus.
• Geben Sie im Feld "Standardspeicherort für persönliche Vorlagen" den Speicherort bzw. den Dateipfad an, unter dem Sie die Dokumentenvorlage im ersten Schritt abgespeichert haben (z. B. C:\Users\Thor\Documents\). Bestätigen Sie mit "Okay".
  Hinweis: Sofern bereits ein Speicherort angegeben ist, legen Sie die Dokumentenvorlagen bitte einfach unter diesem Dateipfad ab.
• Beenden Sie Word und starten es erneut.

• Nach dem Start von Word bekommen Sie standardmäßig die integrierten Dokumentvorlagen angezeigt (unter anderem auch die Vorlage "Leeres Dokument"). Klicken Sie oben auf den Eintrag "PERSÖNLICH". Hier bekommen Sie jetzt die Dokumentvorlage JLU-Briefbogen angezeigt. Klicken Sie das Bild an und es wird ein neues Dokument basierend auf der Dokumentvorlage angelegt.

• Falls direkt nach dem Start von Word ein leeres Dokument angezeigt wird und nicht die Auswahl an Dokumentvorlagen, wählen Sie im Register "Datei" den Befehl "Neu". Dann bekommen Sie die Übersicht der Dokumentenvorlagen von Word angezeigt und können auf "PERSÖNLICH" klicken.

Open-Office-Format

Sofern Sie eine Vorlage im Open-Office-Format nutzen möchten, senden Sie bitte unter Angabe des jeweiligen Geschäftsbereichs eine E-Mail an die o. g. E-Mail-Adresse.

Ausdruck der Briefbögen

Die Vorhaltung von vorbedruckten Briefbögen (sog. Kopfbögen) durch das Dezernat D wird nicht erfolgen. Eine Markterkundung hat ergeben, dass ein lokaler Druck kostengünstiger ist. Briefbögen sind daher ab sofort an den vorhandenen Arbeitsplatzdruckern oder mit den flächendeckend vorhandenen Multifunktionsgeräten farbig auszudrucken.

Bitte verzichten Sie möglichst auf einen Vordruck der Briefbögen. Drucken Sie stattdessen erst fertig erstellte Dokumente inkl. des Briefkopfes farbig aus.

Keine Möglichkeit zum Ausdruck?

Sofern Ihnen ein Farbausdruck bisher weder am Arbeitsplatz noch an einem der vorhandenen Multifunktionsgeräte möglich ist, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dezernat D, Abteilung D 6 – Beschaffung und Materialwirtschaft, materialwirtschaft.